Vyúčtování

V tomto článku se dozvíte vše o tom, jak účtovat akce na Slevomatu. Ukážeme vám, jak správně postupovat při účtování od uzavření smlouvy s námi až po konec platnosti voucherů z dané akce. Vše je případně také přehledně popsáno v našem videonávodu.

Dále zde vysvětlíme problematiku vystavování dokladů pro zákazníky, kteří jej mohou vyžadovat, přičemž se zaměříme také na možnost, že bychom doklady vystavovali za vás. Jako poslední v článku popíšeme specifika účtování u akcí v kategorii Zboží.

Doporučujeme se také podívat na nejčastější otázky k vyúčtování.

Návod na účtování akcí na Slevomatu

Jednoduše vysvětluje princip účtování akcí na Slevomatu níže zobrazený obrázek.

Peníze přijímáte už v okamžiku, kdy je objednávka zaplacena. Peníze máte uloženy na našem bankovním účtu, který si v rámci propachtu (pronájmu) obchodní platformy pronajímáte. Finance jsou však od počátku vaše. Ve vašem rozhraní jsou k dispozici ke stažení přehledy těchto plateb, a to pro účel vystavování daňových dokladů zákazníkům a odvodu DPH. Ke stažení stačí rozkliknout ve vašem partnerském rozhraní sekci Vyúčtování – Přehled plateb akcí, kde stačí vybrat danou akci a kliknout na tlačítko Zaplacené objednávky nebo Přehled pro DPH.

Soubor Zaplacené objednávky se může tvářit na první pohled jako velmi rozsáhlý. Proto jsme pro vás připravili i vzorový soubor s detailním popisem jednotlivých sloupců. Tento soubor si můžete stáhnout ZDE.

Zahrnutí voucheru do vyúčtování

Celková tržba (ponížena o provizi a hodnotu nevyužitých voucherů) je vyplácena postupně dle data uplatnění voucheru. Uplatněné vouchery jsou zahrnuty do vyúčtování 3× měsíčně: 1., 10 a 20. dne v měsíci. U služeb a cestování vyúčtování probíhá na základě uplatnění voucherů v rozhraní. U nabídek na konkrétní termín (např. ubytování nebo kulturní události) se voucher uplatní automaticky.

Podklady k vyúčtování

Všechny podklady jsou k dispozici ve vašem partnerském rozhraní v sekci Vyúčtování. Základním podkladem je soubor Vyúčtování ve formátu PDF.

• Ve stejném dokumentu máte k dispozici i rozpis vyúčtování dle jednotlivých akcí. Můžete si tak lépe zkontrolovat počty uplatněných voucherů i výši provize.

• Dalším soubor, který dostanete ke každému vyúčtování, je naše provizní faktura, která se vždy započte s využitými vouchery (případně s nevyužitými vouchery po konci platnosti voucherů z dané akce).

• Posledním soubor je Přehled vyúčtovaných voucherů.

Peníze za uplatněné vouchery a zboží odesíláme z našeho účtu 3× měsíčně – 2., 11. a 21. dne v měsíci. V případě, že toto datum vychází na den pracovního volna, peníze odesíláme první následující pracovní den.

Přehled všech odeslaných plateb u dané akce si lze získat v sekci Vyúčtování – Přehled plateb akcí, případně v detailu dané akce.

Nevyužité vouchery

100 % hodnoty nevyužitých voucherů připadá Slevomatu (proto se i částka za ně musí objevit na naší finální provizní faktuře). Tedy nevyužitý voucher je pro vás nejdříve výnos (přijmete finance u nás na účtu) a pokud se zákazník nedostaví, objeví se na faktuře a je pro vás nákladem. Částky se oproti sobě započtou. Z takového voucheru jste na začátku odvedli DPH, pokud jste plátci, nicméně, tato částka je pak pro vás opět nákladem, takže DPH se vám s naší fakturou vrací. Nevyužité vouchery jsou na faktuře a ve smlouvě označeny jako Podíl Poskytovatele na nevyužitých voucherech.

Pokud nabízíte službu v jiné sazbě DPH než je základní, tak v případě neuplatněných voucherů je potřeba vystavit opravné daňové doklady k nevyužitým voucherům uvedeným na finální provizní faktuře a požádat finanční úřad o vrácení DPH, neboť nedošlo k poskytnutí služby.

Kontrolní hlášení

Firma Slevomat.cz ne­ní kupující u jednotlivých objednávek. Slevomat do kontrolního hlášení uváděj­te pouze v souvislosti s naší vydanou provizní fakturou na vaši společnost. U provizních faktur uvádějte jejich čísla.

Datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) u faktur vystavených na zákazníky

Pokud se jedná o jednoúčelový poukaz z pohledu zákona o DPH, tak vždy datum přijetí platby na účet, tedy v okamžiku, kdy zákazník zaplatil na účet Slevomatu. Datum zjistíte v přehledu plateb v rozhraní.

Názorný návod pro vaše účetní v PDF souboru

Videonávod – Vyúčtování akcí na Slevomatu

Praktická ukázka účtování akcí na Slevomatu

Nahoru ▲

Vystavování dokladů

Slevomat je pouze zprostředkovatelem, tedy nemůže vystavovat daňové doklady pro koncové zákazníky. Je třeba, abyste doklady/faktury vystavovali vy jako poskytovatel služby, se kterým zákazník uzavírá kupní smlouvu. Není ani možné z vaší strany vystavovat fakturu naším jménem.

Vystavení dokladu pro zákazníky

Peníze přijímáte už v okamžiku, kdy je objednávka zaplacena, a proto vám také v tomto okamžiku vzniká povinnost odvést daň z přidané hodnoty. (Daňové) doklady tedy vystavujete již v okamžiku platby zákazníka.

Ve vašem rozhraní jsou k dispozici ke stažení přehledy všech přijatých plateb, a to pro účel vystavování daňových dokladů zákazníkům a odvodu DPH. Naleznete je v záložce Vyúčtování – Přehled plateb akcí. Stisknutím modrého tlačítka Zaplacené objednávky se vám do počítače stáhne soupis všech zaplacených a stornovaných objednávek celé akce. Podobně si můžete stáhnout Přehled pro DPH, který obsahuje údaje o prodejích za jednotlivé měsíce. Exportovat si můžete také sumarizované přehledy pro více akcí najednou.

Klíčovým identifikátorem je číslo objednávky, pod kterým pak máte přehled o tom, kdy jste platbu přijali a poté, kdy byl voucher z dané objednávky uplatněn a zahrnut do vyúčtování.

V případě nákupu na firmu vám obratem zašleme e‑mailovou notifikaci ohledně zákazníkovy žádosti o vystavení daňového dokladu za danou objednávku. Seznam všech těchto požadavků najedete v sekci Vyúčtování – Žádosti o doklad.

U jednotlivých žádostí si vždy můžete zobrazit potřebné informace pro vystavení daňového dokladu a následně požadavek označit za vyřízený.

Co se týče podoby faktury pro zákazníka, většina partnerů vystavuje fakturu pro zákazníka tak, že uvede „Celkem v CZK“ (celková cena voucheru) a do řádku pod uvádí „Celkem k úhradě 0,00 CZK“ s poznámkou, že bylo hrazeno přes Slevomat, případně že bylo hrazeno voucherem.

Většinou je součástí poznámky i číslo objednávky, aby bylo doklad možné lépe dohledat.

Jak je to s dokladem pro zákazníky u nevyužitých voucherů

Po vytvoření daňového dokladu pro zákazníka vám bude daná částka figurovat v účetnictví jako výnos. Pokud by došlo k nevyužití voucheru ze strany zákazníka, tak se nevyužitý voucher promítne na finální provizní faktuře jako Zvláštní odměna Poskytovatele. Kvůli tomu se z něho pro vás stane náklad. To znamená, že nevyužitý voucher na provizní faktuře se tak započte oproti vámi vystavenému daňovému dokladu.

Daňový doklad/fakturu je třeba vystavit na celou částku, kterou zákazník platí.

V případě, že by došlo z vaší strany k vystavení daňového dokladu/faktury na částku bez provize, tak by dle vámi podepsaných Všeobecných obchodních podmínek došlo k vyzrazení obchodního tajemství (výše provize) třetí osobě.

V rámci finančního vypořádání mezi námi a vámi vám posíláme vaši tržbu – tedy cenu voucheru minus naši provizi. Na tuto provizi vám vystavujeme provizní fakturu. Nemusíte se bát, v účetnictví vám to dělat neplechu nebude.

Proforma faktury

Proforma faktura není daňový doklad, jedná se pouze o zálohovou fakturu a do účetnictví nespadá. Proforma faktura obsahuje zpravidla veškeré předepsané náležitosti běžného daňového dokladu. Údaje však mají pouze informativní charakter a slouží jako podklad k platbě. Zákazník nejčastěji potřebuje proforma fakturu pro svého zaměstnavatele, například pokud nakupuje pobyt přes FKSP.

Protože zákazník uzavírá kupní smlouvu s vámi, je třeba, abyste vystavili fakturu se svým IČ a dalšími náležitostmi. Protože ovšem zákazník objednává na Slevomat.cz, uveďte naše platební údaje. Jako číslo účtu tedy uveďte 238400856/0300 (ČSOB), variabilní symbol získáte od zákazníka, který jej zná ze své objednávky.

Nahoru ▲

Plná moc na vystavování dokladů

Doklady (včetně zálohových faktur u FKSP objednávek) může Slevomat vystavovat za vás. K vystavování dokladů potřebujeme ovšem vaši plnou moc. Poté můžeme vaším jménem vystavovat doklady přímo zákazníkům.

Tato možnost v současné době není možná pro kategorii Zboží.

Proč nám umožnit vystavování dokladů?

• ušetříme vám čas a doklady u nás budete mít kdykoliv k dispozici ke stažení pro import do vašeho účetního systému

• pomůžeme vám udržet pořádek a přehled v dokladech za nabízené služby v naší obchodní platformě

• doklady bude mít zákazník ihned po zaplacení k dispozici ke stažení ve svém slevomatím profilu, čímž vám ušetříme mnohdy zdlouhavou komunikaci s ním

Co je potřeba udělat?

Je nutné, abyste doklady a zálohové faktury vystavené Slevomatem účtovali v momentě prodeje.

Pokud tak účtujete již nyní, je vše zcela v pořádku a můžeme podepsat plnou moc pro vystavování daňových dokladů.

Účtujete-li v jiné fázi – například v momentě, kdy vám přijdou peníze od Slevomatu na účet, je nezbytné, abyste po podpisu plné moci začali účtovat v okamžiku prodeje (ve chvíli zakoupení voucheru zákazníkem). Daňové doklady budou mít DUZP (datum uskutečnění zdanitelného plnění) určené datem zaplacení objednávky, což je dáno zákonem o DPH (§ 15a – Dodání zboží nebo poskytnutí služby v případě jednoúčelového poukazu). Stejně tak datum vystavení bude standardně v moment zaplacení zákazníkem.

A následně s námi podepsat plnou moc, o čemž najdete více informací ZDE.

Na výběr u nás máte tyto varianty plné moci:

U nabídek pobytů (kategorie Cestování):

• Zálohové faktury i doklady, pouze pro FKSP nákupy

• vystavíme jak zálohovou fakturu, tak i doklad po přijetí platby za objednávku

• Doklady pro objednávky mimo FKSP

• při nákupu na firmu, objednávce nad 10 000 Kč, nebo pokud si zákazník o doklad požádá

• Zálohové faktury a doklady pro objednávky mimo i v rámci FKSP

• v případě, že mimo ubytování nabízíte na Slevomatu pod jedním profilem i lokální služby budou se u doklady mimo FKSP generovat i u objednávek z akcí lokálních služeb

U nabídek lokálních služeb:

• Doklady pro objednávky mimo FKSP

  • při nákupu na firmu, objednávce nad 10 000 Kč, nebo pokud si zákazník o doklad požádá
    

U dokladů vám budeme generovat novou číselnou řadu, kterou jednoduše přidáte do svého účetnictví nastavením nové číselné řady.

Vygenerované doklady najdete přehledně v záložce Vyúčtování. Zde uvidíte jejich seznam, můžete si stáhnout jednotlivé dokumenty nebo je hromadně exportovat ve formátu CSV.

Videonávod

Stručný a jednoduchý návod ohledně vyúčtování objednávek čerpaných z FKSP.

Nahoru ▲

Zboží

Vyúčtování u této kategorie funguje obdobně jako u ostatních. Je zde však několik rozdílů, na které bychom rádi upozornili.

• Aby objednávka byla zařazena do vyúčtování, musí být přepnuta do stavu Převzato a potvrzeno zákazníkem. Proto je velmi důležité každou objednávku převést do stavu Doručeno. Nestačí nastavit „Odesláno“ nebo „Připraveno k vyzvednutí“.

• Objednávky jsou zahrnuty do pravidelného vyúčtování 19 dní poté, co byly zákazníkem označeny jako převzaté. Lhůta 19 dní zahrnuje dobu 14 dní, kdy zákazník může odstoupit od smlouvy a vrátit zboží, a 5denní rezervu. Společně s platbou za produkt vám zasíláme i platbu za poštovné. Z té si neúčtujeme provizi.

• V sekci „Objednávky zboží“, po kliknutí na tlačítko „Další filtry“, naleznete filtr „Měsíc a den vyúčtování.“ Tento filtr vám umožňuje zjistit, do kterého vyúčtování byly nebo budou dané objednávky zahrnuty.

• Faktury nadále zákazníkům vystavujete vy jako dodavatel. A to na celou hodnotu objednávky, včetně provize a včetně poštovného. Uvádíte tedy cenu, kterou zákazník uhradil.

Pokud jste zde nenašli odpověď na svou otázku nebo máte jinou připomínku, neváhejte nás kontaktovat na e‑mailu partneri@slevomat.cz nebo na tel. +420 776 673 831. 

Nahoru ▲