Vyúčtování

V tomto článku se dozvíte vše o tom, jak účtovat akce na Slevomatu. Ukážeme vám, jak správně postupovat při účtování od uzavření smlouvy s námi až po konec platnosti voucherů z dané akce. Vše je případně také přehledně popsáno v našem videonávodu.

Dále zde vysvětlíme problematiku vystavování dokladů pro zákazníky, kteří jej mohou vyžadovat, přičemž se zaměříme také na možnost, že bychom doklady vystavovali za vás. Jako poslední v článku popíšeme specifika účtování u akcí v kategorii Zboží.

Doporučujeme se také podívat na nejčastější otázky k vyúčtování.

Návod na účtování akcí na Slevomatu

Jednoduše vysvětluje princip účtování akcí na Slevomatu níže zobrazený obrázek.

Peníze přijímáte už v okamžiku, kdy je objednávka zaplacena. Peníze máte uloženy na našem bankovním účtu, který si v rámci propachtu (pronájmu) obchodní platformy pronajímáte. Finance jsou však od počátku vaše. Ve vašem rozhraní jsou k dispozici ke stažení přehledy těchto plateb, a to pro účel vystavování daňových dokladů zákazníkům a odvodu DPH. Ke stažení stačí rozkliknout ve vašem partnerském rozhraní sekci Vyúčtování – Přehled plateb akcí, kde stačí vybrat danou akci a kliknout na tlačítko Zaplacené objednávky nebo Přehled pro DPH.

Soubor Zaplacené objednávky se může tvářit na první pohled jako velmi rozsáhlý. Proto jsme pro vás připravili i vzorový soubor s detailním popisem jednotlivých sloupců. Tento soubor si můžete stáhnout ZDE.

Zahrnutí voucheru do vyúčtování

Celková tržba (ponížena o provizi a hodnotu nevyužitých voucherů) je vyplácena postupně dle data uplatnění voucheru. Uplatněné vouchery jsou zahrnuty do vyúčtování 3× měsíčně: 1., 10 a 20. dne v měsíci. U služeb a cestování vyúčtování probíhá na základě uplatnění voucherů v rozhraní. U nabídek na konkrétní termín (např. ubytování nebo kulturní události) se voucher uplatní automaticky.

Podklady k vyúčtování

Všechny podklady jsou k dispozici ve vašem partnerském rozhraní v sekci Vyúčtování. Základním podkladem je soubor Vyúčtování ve formátu PDF.

• Ve stejném dokumentu máte k dispozici i rozpis vyúčtování dle jednotlivých akcí. Můžete si tak lépe zkontrolovat počty uplatněných voucherů i výši provize.

• Dalším soubor, který dostanete ke každému vyúčtování, je naše provizní faktura, která se vždy započte s využitými vouchery (případně s nevyužitými vouchery po konci platnosti voucherů z dané akce).

• Posledním soubor je Přehled vyúčtovaných voucherů.

Peníze za uplatněné vouchery a zboží odesíláme z našeho účtu 3× měsíčně – 2., 11. a 21. dne v měsíci. V případě, že toto datum vychází na den pracovního volna, peníze odesíláme první následující pracovní den.

Přehled všech odeslaných plateb u dané akce si lze získat v sekci Vyúčtování – Přehled plateb akcí, případně v detailu dané akce.

Nevyužité vouchery

100 % hodnoty nevyužitých voucherů připadá Slevomatu (proto se i částka za ně musí objevit na naší finální provizní faktuře). Tedy nevyužitý voucher je pro vás nejdříve výnos (přijmete finance u nás na účtu) a pokud se zákazník nedostaví, objeví se na faktuře a je pro vás nákladem. Částky se oproti sobě započtou. Z takového voucheru jste na začátku odvedli DPH, pokud jste plátci, nicméně, tato částka je pak pro vás opět nákladem, takže DPH se vám s naší fakturou vrací. Nevyužité vouchery jsou na faktuře a ve smlouvě označeny jako Zvláštní odměna Poskytovatele.

Pokud nabízíte službu v jiné sazbě DPH než je základní, tak v případě neuplatněných voucherů je potřeba vystavit opravné daňové doklady k nevyužitým voucherům uvedeným na finální provizní faktuře a požádat finanční úřad o vrácení DPH, neboť nedošlo k poskytnutí služby.

Kontrolní hlášení

Firma Slevomat.cz ne­ní kupující u jednotlivých objednávek. Slevomat do kontrolního hlášení uváděj­te pouze v souvislosti s naší vydanou provizní fakturou na vaši společnost. U provizních faktur uvádějte jejich čísla.

Datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) u faktur vystavených na zákazníky

Pokud se jedná o jednoúčelový poukaz z pohledu zákona o DPH, tak vždy datum přijetí platby na účet, tedy v okamžiku, kdy zákazník zaplatil na účet Slevomatu. Datum zjistíte v přehledu plateb v rozhraní.

Názorný návod pro vaše účetní v PDF souboru

Videonávod – Vyúčtování akcí na Slevomatu

Praktická úkázka účtování akcí na Slevomatu

Nahoru ▲

Vystavování dokladů

Slevomat je pouze zprostředkovatelem, tedy nemůže vystavovat daňové doklady pro koncové zákazníky. Vy si pouze od nás propůjčujete prostor k prezentaci apod., ale nákupy zákazníci uskutečňují od vás. Je třeba, abyste doklady/faktury vystavovali vy jako poskytovatel služby, se kterým zákazník uzavírá kupní smlouvu. Není ani možné z vaší strany vystavovat fakturu naším jménem.

Vystavení dokladu pro zákazníky

Peníze přijímáte už v okamžiku, kdy je objednávka zaplacena, a proto vám také v tomto okamžiku vzniká povinnost odvést daň z přidané hodnoty. Daňové doklady tedy vystavujete již v okamžiku platby zákazníka.

Ve vašem rozhraní jsou k dispozici ke stažení přehledy všech přijatých plateb, a to pro účel vystavování daňových dokladů zákazníkům a odvodu DPH. Naleznete je v záložce Vyúčtování – Přehled plateb akcí. Stisknutím modrého tlačítka Zaplacené objednávky se vám do počítače stáhne soupis všech zaplacených a stornovaných objednávek celé akce. Podobně si můžete stáhnout Přehled pro DPH, který obsahuje údaje o prodejích za jednotlivé měsíce. Exportovat si můžete také přehledy pro všechny akce najednou.

Klíčovým identifikátorem je číslo objednávky, pod kterým pak máte přehled o tom, kdy jste platbu přijali a poté, kdy byl voucher z dané objednávky uplatněn a zahrnut do vyúčtování.

V případě nákupu na firmu vám obratem zašleme e‑mailovou notifikaci ohledně zákazníkovy žádosti o vystavení daňového dokladu za danou objednávku. Seznam všech těchto požadavků najedete v sekci Vyúčtování – Žádosti o doklad.

U jednotlivých žádostí si vždy můžete zobrazit potřebné informace pro vystavení daňového dokladu a následně požadavek označit za vyřízený.

Co se týče podoby faktury pro zákazníka, většina partnerů vystavuje fakturu pro zákazníka tak, že uvede „Celkem v CZK“ (celková cena voucheru) a do řádku pod uvádí „Celkem k úhradě 0,00 CZK“ s poznámkou, že bylo hrazeno přes Slevomat, případně že bylo hrazeno voucherem.

Většinou je součástí poznámky i číslo objednávky, aby bylo doklad možné lépe dohledat.

Jak je to s dokladem pro zákazníky u nevyužitých voucherů

Po vytvoření daňového dokladu pro zákazníka vám bude daná částka figurovat v účetnictví jako výnos. Pokud by došlo k nevyužití voucheru ze strany zákazníka, tak se nevyužitý voucher promítne na finální provizní faktuře jako Zvláštní odměna Poskytovatele. Kvůli tomu se z něho pro vás stane náklad. To znamená, že nevyužitý voucher na provizní faktuře se tak započte oproti vámi vystavenému daňovému dokladu.

Daňový doklad/fakturu je třeba vystavit na celou částku, kterou zákazník platí.

V případě, že by došlo z vaší strany k vystavení daňového dokladu/faktury na částku bez provize, tak by dle vámi podepsaných Všeobecných obchodních podmínek došlo k vyzrazení obchodního tajemství (výše provize) třetí osobě.

V rámci finančního vypořádání mezi námi a vámi vám posíláme vaši tržbu – tedy cenu voucheru minus naši provizi. Na tuto provizi vám vystavujeme provizní fakturu. Nemusíte se bát, v účetnictví vám to dělat neplechu nebude.

Proforma faktury

Proforma faktura není daňový doklad, jedná se pouze o zálohovou fakturu a do účetnictví nespadá. Proforma faktura obsahuje zpravidla veškeré předepsané náležitosti běžného daňového dokladu. Údaje však mají pouze informativní charakter a slouží jako podklad k platbě. Zákazník nejčastěji potřebuje proforma fakturu pro svého zaměstnavatele, například pokud nakupuje pobyt přes FKSP.

Protože zákazník uzavírá kupní smlouvu s vámi, je třeba, abyste vystavili fakturu se svým IČ a dalšími náležitostmi. Protože ovšem zákazník objednává na Slevomat.cz, uveďte naše platební údaje. Jako číslo účtu tedy uveďte 238400856/0300 (ČSOB), variabilní symbol získáte od zákazníka, který jej zná ze své objednávky.

Pokud, váš účetní systém neumí proforma fakturu vytvořit, můžete si její vzor stáhnout ZDE (ve formátu xls pro Microsoft Excel).

Nahoru ▲

Plná moc na vystavování dokladů

Doklady (včetně zálohových faktur u FKSP objednávek) může Slevomat vystavovat za vás. K vystavování dokladů potřebujeme ovšem vaši plnou moc. Poté můžeme vaším jménem vystavovat doklady přímo zákazníkům.

Proč nám umožnit vystavování dokladů?

• ušetříme vám čas a doklady u nás budete mít kdykoliv k dispozici ke stažení pro import do vašeho účetního systému

• pomůžeme vám udržet pořádek a přehled v dokladech za nabízené služby v naší obchodní platformě

• doklady bude mít zákazník ihned po zaplacení k dispozici ke stažení ve svém slevomatím profilu, čímž vám ušetříme mnohdy zdlouhavou komunikaci s ním

Co je potřeba udělat?

Je nutné, abyste doklady a zálohové faktury vystavené Slevomatem účtovali v momentě prodeje.

Pokud tak účtujete již nyní, je vše zcela v pořádku a můžeme podepsat plnou moc pro vystavování daňových dokladů.

Účtujete-li v jiné fázi – například v momentě, kdy vám přijdou peníze od Slevomatu na účet, je nezbytné, abyste po podpisu plné moci začali účtovat v okamžiku prodeje (ve chvíli zakoupení voucheru zákazníkem). Daňové doklady budou mít DUZP (datum uskutečnění zdanitelného plnění) určené datem zaplacení objednávky, což je dáno zákonem o DPH (§ 15a – Dodání zboží nebo poskytnutí služby v případě jednoúčelového poukazu). Stejně tak datum vystavení bude standardně v moment zaplacení zákazníkem.

A následně s námi podepsat plnou moc, o čemž najdete více informací ZDE.

Na výběr u nás máte tyto varianty plné moci:

U nabídek pobytů (kategorie Cestování):

• Zálohové faktury i doklady, pouze pro FKSP nákupy

• vystavíme jak zálohovou fakturu, tak i doklad po přijetí platby za objednávku

• Doklady pro objednávky mimo FKSP

• při nákupu na firmu, objednávce nad 10 000 Kč, nebo pokud si zákazník o doklad požádá

• Zálohové faktury a doklady pro objednávky mimo i v rámci FKSP

• v případě, že mimo ubytování nabízíte na Slevomatu pod jedním profilem i lokální služby budou se u doklady mimo FKSP generovat i u objednávek z akcí lokálních služeb

U nabídek lokálních služeb:

• Doklady pro objednávky mimo FKSP

  • při nákupu na firmu, objednávce nad 10 000 Kč, nebo pokud si zákazník o doklad požádá
    

U dokladů vám budeme generovat novou číselnou řadu, kterou jednoduše přidáte do svého účetnictví nastavením nové číselné řady.

Vygenerované doklady najdete přehledně v záložce Vyúčtování. Zde uvidíte jejich seznam, můžete si stáhnout jednotlivé dokumenty nebo je hromadně exportovat ve formátu CSV.

Videonávod

Stručný a jednoduchý návod ohledně vyúčtování objednávek čerpaných z FKSP.

Nahoru ▲

Zboží

Vyúčtování u této kategorie funguje obdobně jako u ostatních. Je zde však několik rozdílů, na které bychom rádi upozornili.

• Aby objednávka byla zařazena do vyúčtování, musí být přepnuta do stavu Převzato a potvrzeno zákazníkem. Proto je velmi důležité každou objednávku převést do stavu Doručeno. Nestačí nastavit „Odesláno“ nebo „Připraveno k vyzvednutí“.

• Objednávky jsou zahrnuty do pravidelného vyúčtování 19 dní poté, co byly zákazníkem označeny jako převzaté. Lhůta 19 dní zahrnuje dobu 14 dní, kdy zákazník může odstoupit od smlouvy a vrátit zboží, a 5denní rezervu. Společně s platbou za produkt vám zasíláme i platbu za poštovné. Z té si neúčtujeme provizi.

• V sekci „Objednávky zboží“, po kliknutí na tlačítko „Další filtry“, naleznete filtr „Měsíc a den vyúčtování.“ Tento filtr vám umožňuje zjistit, do kterého vyúčtování byly nebo budou dané objednávky zahrnuty.

• Faktury nadále zákazníkům vystavujete vy jako dodavatel. A to na celou hodnotu objednávky, včetně provize a včetně poštovného. Uvádíte tedy cenu, kterou zákazník uhradil.

Pokud jste zde nenašli odpověď na svou otázku nebo máte jinou připomínku, neváhejte nás kontaktovat na e‑mailu partneri@slevomat.cz nebo na tel. +420 776 673 831. 

Nahoru ▲