V tomto článku sa dozviete všetko o fakturácii vašich akcií na Slevomat. Ukážeme vám, ako správne postupovať pri účtovaní od uzavretia zmluvy s nami až po skončenie platnosti voucheru z vašej akcie. Vysvetlíme vám aj problematiku vystavovania faktúr pre zákazníkov, ktorí o ne môžu požiadať, a zároveň sa pozrieme na možnosť, že faktúry vystavíme za vás. Nakoniec opíšeme špecifiká účtovania akcií v kategórii Tovar.
Tiež odporúčame pozrieť si často kladené otázky o fakturácii.
Ako fakturovať vaše akcie
Kedy (z účtovného hľadiska) prijímam peniaze za vouchery?
Peniaze prijímate v momente, keď je objednávka uhradená. Peniaze sú uložené na našom bankovom účte. Prenájom našej obchodnej platformy zahŕňa aj prenájom nášho bankového účtu; avšak prostriedky sú vaše už od začiatku. Zdieľané webové rozhranie ponúka prehľady takýchto platieb na účely vystavovania daňových dokladov pre vašich zákazníkov. Na stiahnutie stačí kliknúť na sekciu Fakturácia a potom na Prehľad platieb akcie. Tam si môžete vybrať správnu akciu a stiahnuť Uhradené objednávky alebo Súhrn pre DPH.
Na prvý pohľad sa súbor Uhradené objednávky môže zdať pomerne veľký. Preto sme pripravili vzorový súbor s podrobným popisom jednotlivých stĺpcov. Tento súbor si môžete stiahnuť TU.
Kedy je voucher zahrnutý do fakturácie?
Celkové príjmy (znížené o províziu a hodnotu neuplatnených voucherov) sú vyplácané postupne podľa dátumu uplatnenia voucheru. Uplatnené vouchery sú zahrnuté do fakturácie trikrát mesačne: 1., 10. a 20. deň v mesiaci. Pri službách a cestovaní sa fakturácia vykonáva na základe uplatnenia voucheru v rozhraní. Pri ponukách na konkrétne termíny (napr. ubytovanie alebo kultúrne podujatia) sú vouchery uplatnené automaticky v deň termínu.
Aké fakturačné doklady poskytuje Slevomat?
Všetky podkladové doklady sú dostupné vo vašom rozhraní v sekcii Fakturácia. Základným dokladom je fakturačný súbor vo formáte PDF (pozri obrázok nižšie).
- V tom istom dokumente nájdete aj rozpis fakturácie podľa jednotlivých akcií. Môžete si skontrolovať počet uplatnených voucherov a sumu provízie.
- Ďalším súborom, ktorý dostanete s každou fakturáciou, je naša provízna faktúra, ktorá je vždy započítaná oproti použitým voucherom (alebo neuplatneným voucherom po skončení platnosti voucherov z akcie).
- Posledným súborom je prehľad fakturovaných voucherov.
Kedy mi teda prídu peniaze?
Prostriedky za uplatnené vouchery a tovar sú prevádzané z nášho účtu trikrát mesačne, 2., 11. a 21. deň v mesiaci. Ak dátum pripadne na nepracovný deň, peniaze sú odoslané najbližší nasledujúci pracovný deň.
Prehľad všetkých odoslaných platieb za danú akciu získate v sekcii Fakturácia – Prehľad platieb akcie, alebo v detailoch akcie.
Čo s neuplatnenými vouchermi?
100 % hodnoty neuplatnených voucherov pripadá Slevomat (preto sa suma za ne musí objaviť na našej konečnej províznej faktúre). Takže neuplatnený voucher je najprv váš príjem (prostriedky dostanete na náš účet) a ak sa zákazník nedostaví, objaví sa na faktúre a je to pre vás náklad. Suma sa vzájomne započíta. Z takéhoto voucheru ste na začiatku odviedli DPH, ak ste platiteľ, avšak táto suma je pre vás opäť nákladom, takže DPH sa vám vráti našou faktúrou. Neuplatnené vouchery sú na faktúre a v zmluve označené ako „Špeciálny poplatok poskytovateľa“.
Ako podávať kontrolné výkazy?
Slevomat.cz nie je kupujúcim jednotlivých objednávok. Prosím, uvádzajte Slevomat.cz v kontrolnom výkaze len v súvislosti s našimi vystavenými províznymi faktúrami vašej spoločnosti. Pri províznych faktúrach prosím uveďte číslo faktúry.
Aký je dátum zdaniteľného plnenia pre faktúry vystavené zákazníkom?
Vždy dátum, kedy bola platba prijatá na účet. Teda keď zákazník zaplatil na účet Slevomat. Dátum zistíte v Prehľade platieb akcie vo vašom rozhraní.
Vystavovanie daňových dokladov pre zákazníkov
Vystavuje daňové doklady Slevomat alebo ja ako spoločnosť?
Slevomat.cz je iba sprostredkovateľ, t.j. nemôžeme vystavovať daňové doklady pre koncových zákazníkov. Od nás si prenajímate len priestor na prezentáciu atď. Akýkoľvek nákup uskutočňuje zákazník u vás. Vy, ako poskytovateľ služby, s ktorým zákazník uzatvára kúpnu zmluvu, musíte takéto doklady vystaviť.
Predmetom našej spolupráce je prenájom obchodnej platformy (ktorý zahŕňa aj prenájom nášho bankového účtu, kam dostávate prostriedky od zákazníkov); preto nie je možné vystavovať akékoľvek faktúry v našom mene a takéto faktúry nebudú nami akceptované.
Vo vašom partnerskom rozhraní nájdete súhrny všetkých spracovaných objednávok a platieb od zákazníkov. Budete ich potrebovať na vystavenie faktúr pre zákazníkov. Tieto súhrny nájdete v zložke Fakturácia -> Prehľad platieb akcie. Kliknutím na modré tlačidlo Uhradené objednávky si stiahnete súhrn s detailmi všetkých uhradených objednávok. Podobne si môžete stiahnuť Súhrn pre DPH, ktorý obsahuje údaje o predaji za každý mesiac. Môžete tiež exportovať prehľady pre všetky akcie naraz.
Kľúčovou identifikáciou je číslo objednávky, ktoré je univerzálne a nájdete ho v Súhrne uhradených objednávok hneď, ako zákazník zaplatí, a neskôr, keď je voucher uplatnený, ho uvidíte v Prehľade fakturovaných voucherov.
Čo sa týka samotnej faktúry, väčšina našich partnerov vystavuje faktúru s „Celkovou sumou v CZK“ (alebo inej mene), kde musí byť uvedená celá suma, ktorú zákazník zaplatil (nie len suma zaslaná na váš účet vo fakturácii) a pod tým je extra riadok s textom „K úhrade 0,00 CZK“ s poznámkou, že bolo zaplatené cez Slevomat alebo cez vouchery.
Odporúčame pre prehľadnosť pridať číslo objednávky na faktúru.
Ako je to s províziou?
Musíte vystaviť daňový doklad na celú sumu zaplatenú zákazníkom. V rámci rámcovej zmluvy medzi nami a vami vám zasielame príjmové doklady – t.j. cenu voucheru mínus našu províziu. Na províziu vystavujeme províznu faktúru. Nemusíte sa obávať, v účtovníctve vám to problémy nespôsobí.
Čo je to zálohová faktúra?
Zálohová faktúra nie je daňový doklad; je to len zálohová faktúra, ktorá sa nezahŕňa do účtovníctva. Zálohová faktúra má zvyčajne všetky potrebné náležitosti bežnej daňovej faktúry. Údaje sú však informatívne a slúžia len ako podklad k platbe. Najčastejšie zákazníci potrebujú zálohovú faktúru pre svojich zamestnávateľov, napríklad ak kupujú dovolenky cez FKSP. Keďže zákazník uzatvára kúpnu zmluvu s vami, je potrebné, aby ste vystavili faktúru s vaším IČO a ďalšími náležitosťami. Keďže však zákazník objednáva na Slevomat.cz, uvádzate naše platobné údaje. Preto uveďte číslo účtu 238400856/0300 (ČSOB), variabilný symbol získate od zákazníka, ktorý ho má z objednávky. Ak váš účtovný systém nepodporuje tvorbu zálohových faktúr, môžete si stiahnuť šablónu, ktorú potom len vyplníte (xls formát pre Microsoft Excel).
Môžeme vystaviť daňové doklady za vás
(len pre spoločnosti s českým IČO)
Slevomat môže vystavovať faktúry (vrátane zálohových faktúr pre objednávky FKSP) vo vašom mene. Je však potrebné podpísať plnú moc (POA) na vystavovanie dokladov. Potom môžeme vystavovať doklady priamo zákazníkom vo vašom mene.
Táto možnosť momentálne nie je dostupná pre kategóriu Tovar.
Prečo nám umožniť vystavovať doklady?
- Ušetríme vám čas a doklady budú pre vás kedykoľvek dostupné na stiahnutie pre import do vášho účtovného systému
- pomôžeme vám mať daňové doklady za poskytované služby v poriadku a prehľadne v rámci našej obchodnej platformy
- doklady budú dostupné na stiahnutie v profile zákazníka na Slevomat ihneď po jeho úhrade, čím vám ušetríme často zdĺhavú komunikáciu so zákazníkom
Čo je potrebné urobiť?
Je potrebné, aby ste účtovali doklady a zálohové faktúry vystavené Slevomatom v čase predaja.
Ak to už robíte, všetko je v poriadku a môžeme podpísať plnú moc na vystavovanie daňových dokladov.
Ak účtujete v inom štádiu – napríklad keď vám peniaze zo Slevomat prídu na účet, je nevyhnutné, aby ste po podpise plnej moci začali účtovať v čase predaja (keď zákazník zakúpi voucher). Daňové doklady budú mať dátum zdaniteľného plnenia určený dátumom úhrady objednávky, ktorý je daný zákonom o DPH (§ 15a – Dodanie tovaru alebo služby v prípade jednoúčelového poukazu). Rovnako dátum vystavenia bude štandardne v čase úhrady zákazníkom.
Potom je potrebné podpísať plnú moc. Viac informácií o tom nájdete TU.
Môžete si vybrať z nasledujúcich verzií plnej moci
Pre dovolenkové akcie (kategória Cestovanie):
- Zálohové faktúry a faktúry, len pre nákupy FKSP.
- vystavíme zálohovú faktúru aj faktúru po úhrade objednávky
- Doklady pre ne-FKSP objednávky
- Pre nákupy pre firmu, objednávky nad 10 000 CZK alebo ak zákazník požaduje faktúru
- Zálohové faktúry a doklady pre objednávky mimo aj v rámci FKSP
- Ak ponúkate miestne služby mimo ubytovania na Slevomat pod jedným profilom, doklady pre objednávky mimo FKSP budú generované aj pre objednávky z akcií miestnych služieb
Pre akcie miestnych služieb:
- Doklady pre ne-FKSP objednávky
- pre nákupy pre firmu, objednávky nad 10 000 CZK alebo ak zákazník požaduje faktúru
Pre doklady vám vygenerujeme novú číselnú radu, ktorú si jednoducho pridáte do účtovníctva nastavením novej číselnej rady.
Vygenerované doklady nájdete jednoducho v záložke Fakturácia. Tu uvidíte ich zoznam, môžete si stiahnuť jednotlivé doklady alebo ich hromadne exportovať vo formáte CSV.
Trikrát mesačne vám vygenerujeme faktúru, ktorá bude prehľadným súhrnom uplatnených voucherov, tržieb za ne a vystavených dokladov.
Videonávod
Krátky a jednoduchý návod na fakturáciu nákupov FKSP (len v češtine).
Tovar
Fakturácia v tejto kategórii funguje podobne ako v ostatných. Existuje však niekoľko rozdielov, na ktoré by sme radi upozornili.
- Aby bola objednávka zahrnutá do fakturácie, musí byť prepnúta do stavu Prijaté a potvrdené zákazníkom. Preto je veľmi dôležité zmeniť stav každej objednávky na Dodané zákazníkovi. Nestačí nastaviť objednávky na „Odoslané“ alebo „Pripravené na vyzdvihnutie“.
- Objednávky sú zahrnuté do pravidelnej fakturácie 19 dní po označení ako prijaté zákazníkom. Lehota 19 dní zahŕňa 14 dní na odstúpenie zákazníka od zmluvy a vrátenie tovaru a 5-dňovú rezervu.
- V sekcii „Objednávky tovaru“ nájdete po kliknutí na tlačidlo „Viac filtrov“ filter „Mesiac a deň fakturácie“. Tento filter vám umožní zistiť, v ktorej fakturácii boli alebo budú vaše objednávky zahrnuté.
- Faktúry vystavujete priamo vy na celú hodnotu objednávky vrátane provízie a poštovného. Uvádzate teda cenu zaplatenú zákazníkom.
Pokiaľ ste tu nenašli odpoveď na svoju otázku alebo máte akékoľvek ďalšie pripomienky, neváhajte nás kontaktovať e‑mailom na partneri@slevomat.cz alebo telefonicky na +420 776 673 831.