V tomto článku sa dozviete všetko o ako účtovať svoje propagačné akcie na Slevomate. Ukážeme vám, ako správne postupovať pri účtovaní od uzatvorenia zmluvy s nami až po ukončenie platnosti poukazu z vašej akcie. Vysvetlíme vám aj problematiku vystavovania faktúr pre zákazníkov ktorí ju môžu vyžadovať, a zároveň sa pozrieme na možnosť, aby sme vystavovať faktúry za vás. Nakoniec popíšeme špecifiká účtovania propagačných akcií v Tovar kategórii.
Odporúčame tiež pozrieť si často kladené otázky o fakturácii.
Ako vyúčtovať propagačné akcie
Kedy (z hľadiska účtovníctva) mám prijať peniaze za poukážky?
Peniaze prijímate v okamihu úhrady objednávky. Peniaze sú uložené na našom bankovom účte. V cene prenájmu našej obchodnej platformy je zahrnutý aj prenájom nášho bankového účtu; finančné prostriedky sú však od začiatku vaše. Spoločné webové rozhranie ponúka prehľady týchto platieb na účely vystavovania daňových dokladov pre vašich zákazníkov. Na stiahnutie stačí kliknúť na časť Fakturácia a potom na Prehľad platieb za propagáciu. Tam si môžete vybrať správnu Akciu a stiahnuť si Jednotlivé platby alebo Súhrn pre DPH.
Kedy je poukaz zahrnutý do vyúčtovania?
Celkové príjmy (znížené o províziu a hodnotu neuplatnených poukazov) sa vyplácajú postupne na základe dátumu uplatnenia poukazu. Uplatnené poukážky sú zahrnuté do vyúčtovania trikrát mesačne: 1., 10. a 20. deň v mesiaci. Pri službách a cestovaní sa vyúčtovanie vykonáva na základe uplatnenia poukazu v rozhraní. Pri ponukách na konkrétne termíny (napr. ubytovanie alebo kultúrne podujatia) sa poukazy uplatnia automaticky v deň termínu.
Aké podklady pre vyúčtovanie Slevomat poskytuje?
Všetky podklady sú k dispozícii vo vašom rozhraní v časti Vyúčtovanie. Základným dokumentom je súbor Vyúčtovanie vo formáte PDF (pozri obrázok nižšie).
- V tom istom dokumente nájdete aj rozpis vyúčtovania podľa jednotlivých akcií. Môžete si skontrolovať počet uplatnených poukazov a sumu provízie.
- Ďalším súborom, ktorý dostávate pri každom vyúčtovaní, je naša provízna faktúra, ktorá sa vždy započítava s použitými poukazmi (resp. s nepoužitými poukazmi po skončení platnosti poukazov z akcie).
- Posledným súborom je prehľad vyúčtovaných poukazov.
Kedy mi teda prídu peniaze?
Finančné prostriedky za uplatnené poukážky a tovar sa z nášho účtu prevádzajú trikrát mesačne, a to 2., 11. a 21. deň v mesiaci. Ak tento dátum pripadne na nepracovný deň, peniaze sú odoslané v najbližší nasledujúci pracovný deň.
Ako je to s neuplatnenými poukážkami?
100 % hodnoty neuplatnených poukazov ide Slevomatu (preto sa suma za ne musí objaviť na našej záverečnej faktúre za províziu). Nevyzdvihnutý poukaz je teda najskôr váš zárobok (prostriedky dostanete na náš účet) a ak sa zákazník neobjaví, objaví sa na faktúre a je to pre vás náklad. Sumy sa navzájom započítavajú. Z takéhoto poukazu ste na začiatku zaplatili DPH, ak ste platiteľom, táto suma je však opäť nákladom pre vás, takže DPH sa vám vráti spolu s našou faktúrou. Nevrátené poukazy sú na faktúre a v zmluve označené ako„Osobitný poplatok poskytovateľa“.
Ako podať kontrolné hlásenia?
Slevomat.cz nie je odberateľom jednotlivých objednávok. Slevomat.cz uvádzajte v kontrolnom výkaze len v súvislosti s nami vystavenými províznymi faktúrami pre vašu spoločnosť. V prípade províznych faktúr uvádzajte číslo faktúry.
Aký je dátum zdaniteľného plnenia pri faktúrach vystavených odberateľom?
Vždy dátum prijatia platby na účet. Teda vtedy, keď zákazník zaplatil na účet Slevomatu. Tento dátum zistíte v Prehľade platieb propagácie v rozhraní.
Vystavovanie daňových dokladov pre zákazníkov
Daňové faktúry vystavuje Slevomat alebo ja ako firma?
Slevomat.cz je len poskytovateľom, t. j. nemôžeme vystavovať daňové faktúry pre koncových zákazníkov. Vy si od nás výlučne prenajímate priestor na prezentáciu a pod. Prípadné nákupy realizujú zákazníci u vás. Vy ako poskytovateľ služieb, s ktorým zákazník uzatvára kúpnu zmluvu, musíte tieto doklady vystaviť.
Predmetom našej spolupráce je prenájom obchodnej platformy (ktorý zahŕňa aj prenájom nášho bankového účtu, na ktorý prijímate finančné prostriedky od zákazníkov), preto nie je možné ani vystavovanie akýchkoľvek faktúr v našom mene a takéto faktúry nebudeme akceptovať.
Vo svojom partnerskom rozhraní nájdete súhrnné údaje o všetkých spracovaných objednávkach a platbách od zákazníkov. Tie budete potrebovať na vystavenie faktúr pre zákazníkov. Tieto súhrny nájdete v priečinku Fakturácia -> Prehľad platieb za propagáciu. Kliknutím na modré tlačidlo Jednotlivé platby si stiahnete prehľad s údajmi o všetkých zaplatených objednávkach. Podobne si môžete stiahnuť aj prehľad pre DPH, ktorý obsahuje údaje o predaji za jednotlivé mesiace. Môžete tiež exportovať prehľady pre všetky akcie naraz.
Kľúčovou identifikáciou je číslo objednávky, ktoré je univerzálne a nájdete ho v Prehľade jednotlivých platieb hneď, ako zákazník zaplatí, a neskôr, keď je poukážka uplatnená, ho uvidíte v Prehľade vyúčtovaných poukážok.
Čo sa týka samotnej faktúry, väčšina našich partnerov vystavuje faktúru s „Celkom v Kč“ (alebo inej mene), kde musí byť celá suma, ktorú zákazník zaplatil (nie len suma zaslaná na váš účet vo Vyúčtovaní) a pod ňou je ďalší riadok „K úhrade 0,00 Kč“ s poznámkou, že bolo zaplatené cez Slevomat alebo zaplatené cez poukážky.
Pre prehľadnosť odporúčame do faktúry doplniť číslo objednávky.
Ako je to s províziou?
Musíte vystaviť daňový doklad na celú sumu, ktorú zákazník zaplatil. V rámci rámcovej zmluvy medzi nami a vami vám zasielame príjmové doklady – t. j. cenu poukazu zníženú o našu províziu. Na túto províziu vystavujeme faktúru. Nemusíte sa obávať, vo vašom účtovníctve to nespôsobí problémy.
Čo je to proforma faktúra?
Proforma faktúra nie je daňový doklad, je to len zálohová faktúra, ktorá nie je zahrnutá do účtovníctva. Proforma faktúra má zvyčajne všetky potrebné náležitosti bežnej daňovej faktúry. Údaje sú však informatívne a slúžia len ako podporný materiál pre platbu. Najčastejšie zákazníci potrebujú zálohovú faktúru pre svojich zamestnávateľov, napríklad ak nakupujú dovolenkové zájazdy prostredníctvom FKSP. Keďže zákazník s vami uzatvára kúpnu zmluvu, je potrebné, aby ste vystavili faktúru s identifikačným číslom vašej spoločnosti a ďalšími náležitosťami. Keďže však zákazník objednáva na Slevomat.cz, uvádzate naše platobné údaje. Preto uveďte 238400856/0300 (ČSOB) za číslo účtu, variabilný symbol dostanete od zákazníka, ktorý ho dostane z objednávky. Ak váš účtovný systém nepodporuje tvorbu proforma faktúr, môžete si stiahnuť šablónu, ktorú potom stačí vyplniť (formát xls pre Microsoft Excel).
Môžeme pre vás vystaviť daňové doklady
(len pre spoločnosti s českým registračným číslom)
Slevomat môže vo vašom mene vystaviť faktúry (vrátane zálohových faktúr na objednávky FKSP). Na vystavenie dokladov však potrebujeme podpísať plnú moc (POA ). Doklady potom môžeme vo vašom mene vystavovať priamo zákazníkom.
Prečo nám umožniť vystavovať doklady?
- Ušetríme vám čas a doklady si budete môcť kedykoľvek stiahnuť a importovať do svojho účtovného systému
- pomôžeme vám udržať si poriadok a organizáciu daňových dokladov za služby, ktoré ponúkate, v rámci komfortu našej obchodnej platformy
- doklady budú k dispozícii na stiahnutie v profile zákazníka na Slevomate ihneď po jeho úhrade, čím vám ušetríme často zdĺhavú komunikáciu so zákazníkom
Čo je potrebné urobiť?
Je potrebné, aby ste účtenky a zálohové faktúry vystavené Slevomatom účtovali v čase predaja.
Ak tak už robíte, všetko je v úplnom poriadku a môžeme podpísať plnú moc na vystavenie daňových dokladov.
Ak účtujete v inej fáze – napr. keď vám prídu peniaze zo Slevomatu na účet, je nevyhnutné, aby ste začali účtovať v čase predaja (keď si zákazník zakúpi poukaz) po podpísaní plnej moci. Daňové doklady budú mať dátum zdaniteľného plnenia určený dátumom úhrady objednávky, ktorý určuje zákon o DPH (§ 15a – Dodanie tovaru alebo služby pri jednoúčelovom poukaze). Podobne aj dátum vystavenia bude zvyčajne v čase zaplatenia zákazníkom.
Potom je potrebné podpísať OP. Viac informácií o tom nájdete TU.
Môžete si vybrať z týchto verzií POA
Pre dovolenkové akcie (kategória Cestovanie):
- Zálohové faktúry a faktúry, len pre nákupy FKSP.
- po úhrade objednávky vystavíme zálohovú faktúru aj invokáciu
- Doklady pre objednávky, ktoré nie sú súčasťou FKSP
- Pri nákupe realizovanom firmou, pri objednávkach nad 10 000 Kč alebo ak zákazník požaduje faktúru
- Zálohové faktúry a doklady pre objednávky mimo FKSP a v rámci FKSP
- Ak na Slevomate ponúkate lokálne služby mimo ubytovania pod jedným profilom, budú sa k objednávkam z akcií lokálnych služieb generovať aj doklady za objednávky mimo FKSP
Pre akcie lokálnych služieb:
- Doklady za objednávky mimo FKSP
- pri nákupe pre firmu, pri objednávkach nad 10 000 Kč alebo ak zákazník požaduje faktúru
Pre príjemky vám vygenerujeme nový číselný rad, ktorý jednoducho pridáte do účtovníctva nastavením nového číselného radu.
Vygenerované doklady nájdete jednoducho v záložke Fakturácia. Tu sa zobrazí ich zoznam, môžete si stiahnuť jednotlivé doklady alebo ich hromadne exportovať vo formáte CSV.
Trikrát mesačne vám vygenerujeme faktúru, ktorá bude prehľadným súhrnom uplatnených poukazov, tržieb za ne a vystavených dokladov.
Video manuál
Krátka a jednoduchá príručka o účtovaní nákupov FKSP (len v češtine).
Tovar
Účtovanie tejto kategórie funguje podobne ako pri ostatných kategóriách. Existuje však niekoľko rozdielov, na ktoré by sme chceli upozorniť.
- Aby bola objednávka zahrnutá do vyúčtovania, musí byť prepnutá do stavu Prijaté a potvrdená zákazníkom. Preto je veľmi dôležité zmeniť stav každej objednávky na stav Doručené zákazníkovi. Nestačí nastaviť objednávky na stav „Odoslané “ alebo „Pripravené na prevzatie“.
- Objednávky sú zahrnuté do bežnej fakturácie 19 dní po tom, ako sú označené ako prijaté zákazníkom. V 19-dňovej lehote je zahrnutých 14 dní na odstúpenie od zmluvy a vrátenie tovaru a 5-dňová rezerva.
- V časti „Objednávky tovaru“ nájdete po kliknutí na tlačidlo „Ďalšie filtre“ filter „Mesiac a deň vyúčtovania“. Tento filter vám umožní zistiť, v ktorom vyúčtovaní boli alebo budú zahrnuté vaše objednávky.
- Faktúry vystavujete priamo vy na celú hodnotu objednávky vrátane provízie a poštovného. Uvádzate teda cenu, ktorú zaplatil zákazník.
Ak ste tu nenašli odpoveď na svoju otázku alebo máte iné pripomienky, neváhajte nás kontaktovať e‑mailom na partneri@slevomat.cz alebo telefonicky na +420 776 673 831.