In questo articolo imparerai tutto su come fatturare le tue promozioni su Slevomat. Ti mostreremo come procedere correttamente con la contabilità dalla conclusione del contratto con noi fino alla fine della validità del voucher della tua promozione. Spiegheremo anche il problema della emissione delle fatture per i clienti che potrebbero richiederne una, esaminando anche la possibilità che noi emettiamo le fatture per te. Infine, descriveremo le specificità della contabilità delle promozioni nella categoria Beni.
Raccomandiamo inoltre di dare un'occhiata alle domande frequenti sulla fatturazione.
Come fatturare le tue promozioni
Quando (dal punto di vista contabile) ricevo i soldi per i voucher?
Ricevi i soldi nel momento in cui l'ordine viene pagato. Il denaro viene depositato sul nostro conto bancario. L'affitto della nostra piattaforma commerciale include l'affitto del nostro conto bancario; tuttavia, i fondi sono tuoi fin dall'inizio. L'interfaccia web condivisa offre panoramiche di tali pagamenti ai fini dell'emissione delle fatture fiscali per i tuoi clienti. Per scaricare, basta cliccare sulla sezione Fatturazione e poi su Panoramica dei pagamenti delle promozioni. Lì puoi scegliere la Promozione giusta e scaricare Ordini pagati o Riepilogo per IVA.
A prima vista, il file Ordini Pagati può sembrare piuttosto grande. Per questo abbiamo preparato un file di esempio con una descrizione dettagliata di ogni colonna. Puoi scaricare questo file QUI.
Quando viene incluso un voucher nella fatturazione?
Le entrate totali (ridotte della commissione e del valore dei voucher non riscattati) vengono erogate gradualmente in base alla data di riscossione del voucher. I voucher riscattati sono inclusi nella fatturazione tre volte al mese: il 1°, 10° e 20° giorno del mese. Per i servizi e i viaggi, la fatturazione viene effettuata sulla base del riscatto del voucher nell'interfaccia. Per le offerte con date specifiche (ad es. alloggi o eventi culturali), i voucher vengono riscattati automaticamente il giorno del termine.
Quali documenti di fatturazione fornisce Slevomat?
Tutti i documenti di supporto sono disponibili nella tua interfaccia nella sezione Fatturazione. Il documento base è il file di Fatturazione in formato PDF (vedi l'immagine sotto).
- Nello stesso documento puoi trovare anche una suddivisione della fatturazione per singole azioni. Puoi controllare il numero di voucher riscattati e la somma della commissione.
- Un altro file che ricevi con ogni fatturazione è la nostra fattura di commissione, che viene sempre compensata con i voucher utilizzati (o voucher inutilizzati dopo la fine della validità dei voucher dell'evento).
- L'ultimo file è una panoramica dei voucher fatturati.
Quando arrivano quindi i miei soldi?
I fondi per i voucher e i beni riscattati vengono trasferiti dal nostro conto tre volte al mese, il 2°, 11° e 21° giorno del mese. Se la data cade in un giorno non lavorativo, il denaro viene inviato il primo giorno lavorativo successivo.
Una panoramica di tutti i pagamenti inviati per una determinata promozione può essere ottenuta nella sezione Fatturazione – Panoramica dei pagamenti delle promozioni, o nei dettagli della promozione.
Come funziona con i voucher non riscattati?
Il 100% del valore dei voucher non riscattati va a Slevomat (pertanto l'importo per essi deve apparire sulla nostra fattura di commissione finale). Quindi il voucher non riscattato è inizialmente un tuo guadagno (riceverai i fondi sul nostro conto) e se il cliente non si presenta, apparirà sulla fattura ed è un costo per te. Gli importi vengono compensati tra loro. Hai pagato l'IVA su tale voucher all'inizio, se sei un soggetto IVA, tuttavia, questo importo è di nuovo un costo per te, quindi l'IVA ti viene restituita con la nostra fattura. I voucher non riscattati sono contrassegnati sulla fattura e sul contratto come "Provider´s Special Fee".
Come presentare i rapporti di controllo?
Slevomat.cz non è l'acquirente per i singoli ordini. Si prega di menzionare Slevomat.cz nel rapporto di controllo solo in relazione alle nostre fatture di commissione emesse alla tua azienda. Per le fatture di commissione, si prega di citare il numero della fattura.
Qual è la Data di Erogazione Imponibile per le fatture emesse ai clienti?
Sempre la data in cui il pagamento è stato accettato sul conto. Cioè, quando il cliente ha pagato sul conto Slevomat. Puoi scoprire la data nella Panoramica dei Pagamenti delle Promozioni nella tua Interfaccia.
Emissione di Fatture Fiscali per i Clienti
Le fatture fiscali vengono emesse da Slevomat o da me come azienda?
Slevomat.cz è solo un fornitore, cioè non possiamo emettere fatture fiscali per i clienti finali. Tu affitti esclusivamente lo spazio per la presentazione ecc. da noi. Qualsiasi acquisto viene effettuato dai clienti da te. Tu, come fornitore del servizio con cui il cliente stipula un contratto di vendita, devi emettere tali documenti.
L'oggetto della nostra collaborazione è l'affitto di una piattaforma commerciale (che include anche l'affitto del nostro conto bancario dove ricevi i fondi dai clienti); pertanto, non è possibile emettere fatture a nostro nome e tali fatture non saranno accettate da noi.
Nella tua Interfaccia Partner troverai i riepiloghi di tutti gli ordini elaborati e dei pagamenti dei clienti. Ti serviranno per emettere le fatture per i clienti. Questi riepiloghi si trovano nella cartella Fatturazione -> Panoramica dei pagamenti delle promozioni. Cliccando sul pulsante blu Ordini Pagati, scaricherai il riepilogo con i dettagli di tutti gli ordini pagati. Allo stesso modo, puoi scaricare il Riepilogo per IVA, che contiene i dati di vendita per ogni mese. Puoi anche esportare i report per tutti gli eventi contemporaneamente.
L'identificazione chiave è il numero d'ordine, che è universale e lo troverai nel Riepilogo degli ordini pagati non appena il cliente paga, e poi successivamente quando il voucher viene riscattato, lo vedrai nella Panoramica dei voucher fatturati.
Per quanto riguarda la fattura stessa, la maggior parte dei nostri partner emette la fattura con "Totale in CZK" (o altra valuta) dove deve essere indicato l'intero importo pagato dal cliente (non solo l'importo inviato sul tuo conto nella Fatturazione) e sotto c'è una riga extra che dice "Da pagare 0,00 CZK" con una nota che è stato pagato tramite Slevomat o pagato tramite voucher.
Raccomandiamo di aggiungere il numero d'ordine alla fattura per chiarezza.
Come funziona la commissione?
Devi emettere una fattura fiscale per l'intero importo pagato dal cliente. Nell'ambito del contratto quadro tra noi e te, ti inviamo ricevute di incasso – cioè il prezzo del voucher meno la nostra commissione. Emettiamo una fattura di commissione per la commissione. Non c'è bisogno di preoccuparsi, questo non causerà problemi nella tua contabilità.
Cos'è una fattura pro-forma?
Una fattura pro-forma non è un documento fiscale; è solo una fattura anticipata che non viene inclusa nella contabilità. Una fattura pro-forma di solito ha tutti gli elementi necessari di una normale fattura fiscale. Tuttavia, i dati sono informativi e vengono utilizzati solo come materiale di supporto per il pagamento. Più spesso, i clienti hanno bisogno di una fattura pro-forma per i loro datori di lavoro, ad esempio, se acquistano viaggi tramite FKSP. Poiché il cliente stipula un contratto di vendita con te, è necessario che tu emetta una fattura con la tua partita IVA e altri elementi. Tuttavia, poiché il cliente ordina su Slevomat.cz, indichi i nostri dati di pagamento. Pertanto, indica 238400856/0300 (ČSOB) come numero di conto, otterrai il simbolo variabile dal cliente che lo riceve dall'ordine. Se il tuo sistema contabile non supporta la creazione di fatture pro-forma, puoi scaricare il modello, che poi va solo compilato (formato xls per Microsoft Excel).
Possiamo emettere ricevute fiscali per te
(solo per aziende con numero di registrazione ceco)
Slevomat può emettere fatture (comprese le fatture anticipate per ordini FKSP) per tuo conto. Tuttavia, è necessario firmare una procura (POA) per l'emissione dei documenti. Possiamo quindi emettere documenti direttamente ai clienti per tuo conto.
Questa opzione non è attualmente disponibile per la categoria Beni.
Perché permetterci di emettere i documenti?
- Ti faremo risparmiare tempo e i documenti saranno disponibili per il download in qualsiasi momento per l'importazione nel tuo sistema contabile
- ti aiuteremo a mantenere in ordine e organizzate le tue ricevute fiscali per i servizi che offri all'interno della comodità della nostra piattaforma commerciale
- i documenti saranno disponibili per il download nel profilo Slevomat del cliente immediatamente dopo il pagamento, risparmiandoti così la spesso lunga comunicazione con il cliente
Cosa bisogna fare?
È necessario che tu contabilizzi le ricevute e le fatture anticipate emesse da Slevomat al momento della vendita.
Se già lo fai, tutto è perfettamente a posto e possiamo firmare una procura per l'emissione dei documenti fiscali.
Se contabilizzi in una fase diversa – ad esempio, quando il denaro da Slevomat arriva sul tuo conto, è essenziale che tu inizi a contabilizzare al momento della vendita (quando il cliente acquista il voucher) dopo la firma della procura. I documenti fiscali avranno una data di erogazione imponibile determinata dalla data di pagamento dell'ordine, che è determinata dalla Legge sull'IVA (Sezione 15a – Fornitura di beni o servizi nel caso di voucher monouso). Allo stesso modo, la data di emissione sarà normalmente al momento del pagamento da parte del cliente.
Poi devi firmare la POA. Maggiori informazioni a riguardo, possono essere trovate QUI.
Puoi scegliere tra le seguenti versioni della POA
Per promozioni vacanze (categoria Viaggi):
- Fatture anticipate e fatture, solo per acquisti FKSP.
- emetteremo sia una fattura anticipata che una fattura dopo il pagamento dell'ordine
- Documenti per ordini non-FKSP
- Per acquisti effettuati da un'azienda, ordini superiori a 10 000 CZK, o se il cliente richiede una fattura
- Fatture anticipate e documenti per ordini fuori e dentro FKSP
- Se offri servizi locali al di fuori dell'alloggio su Slevomat sotto un unico profilo, le ricevute per ordini fuori FKSP saranno generate anche per ordini da promozioni di servizi locali
Per promozioni di servizi locali:
- Documenti per ordini non-FKSP
- per acquisti per l'azienda, ordini superiori a 10 000 CZK, o se il cliente richiede una fattura
Per le ricevute, genereremo una nuova serie numerica per te, che aggiungerai semplicemente alla tua contabilità impostando una nuova serie numerica.
I documenti generati possono essere trovati facilmente nella scheda Fatturazione. Qui vedrai un elenco di essi, puoi scaricare i singoli documenti o esportarli in blocco in formato CSV.
Tre volte al mese, genereremo una fattura per te, che sarà un riepilogo chiaro dei voucher riscattati, delle vendite per essi e dei documenti emessi.
Manuale video
Un manuale breve e semplice sulla fatturazione degli acquisti FKSP (solo in ceco).
Beni
La fatturazione per questa categoria funziona in modo simile alle altre. Tuttavia, ci sono alcune differenze che vorremmo evidenziare.
- Per essere inclusi nella fatturazione, l'ordine deve essere impostato nello stato Accettato e confermato dal cliente. Pertanto, è molto importante cambiare lo stato di ogni ordine in Consegnato al cliente. Non basta impostare gli ordini su "Inviato" o "Pronto per il ritiro".
- Gli ordini sono inclusi nella fatturazione regolare 19 giorni dopo essere stati contrassegnati come ricevuti dal cliente. Il periodo di 19 giorni include 14 giorni per il diritto di recesso del cliente e la restituzione dei beni e 5 giorni di riserva.
- Nella sezione "Ordini di acquisto di beni", cliccando sul pulsante "Altri filtri", troverai il filtro "Mese e giorno della fatturazione". Questo filtro ti permette di vedere in quale fattura sono stati o saranno inclusi i tuoi ordini.
- Le fatture sono emesse direttamente da te per l'intero valore dell'ordine, inclusa la commissione e le spese di spedizione. Quindi, indichi il prezzo pagato dal cliente.
Se non hai trovato la risposta alla tua domanda qui o hai altri commenti, non esitare a contattarci via e‑mail partneri@slevomat.cz o per telefono +420 776 673 831.