V tem članku boste izvedeli vse o kako obračunati svoje promocije na Slevomat. Pokazali vam bomo, kako pravilno postopati z računovodstvom od sklenitve pogodbe z nami do konca veljavnosti bona iz vaše promocije. Prav tako bomo pojasnili problematiko izdaje računov za stranke, ki jih lahko zahtevajo, obenem pa si bomo ogledali možnost, da mi izdamo račune za vas. Na koncu bomo opisali posebnosti računovodstva za promocije v kategoriji Blago.
Priporočamo tudi, da si ogledate pogosto zastavljena vprašanja o obračunavanju.
Kako obračunati svoje promocije
Kdaj (z računovodskega vidika) prejmem denar za bone?
Denar prejmete v trenutku, ko je naročilo plačano. Denar je shranjen na našem bančnem računu. Najem naše poslovne platforme vključuje tudi najem našega bančnega računa; vendar so sredstva vaša že od začetka. Skupni spletni vmesnik ponuja pregled takšnih plačil za namene izdaje davčnih računov vašim strankam. Za prenos preprosto kliknite na razdelek Obračunavanje in nato na Pregled plačil promocij. Tam lahko izberete pravo Promocijo in prenesete Plačana naročila ali Povzetek za DDV.
Na prvi pogled se lahko datoteka Plačana naročila zdi precej obsežna. Zato smo pripravili vzorčno datoteko s podrobnim opisom vsakega stolpca. To datoteko lahko prenesete TUKAJ.
Kdaj je bon vključen v obračun?
Skupni prejemki (zmanjšani za provizijo in vrednost neizkoriščenih bonov) se izplačujejo postopoma glede na datum unovčenja bona. Unovčeni boni so vključeni v obračun trikrat mesečno: 1., 10. in 20. dan v mesecu. Pri storitvah in potovanjih se obračun izvaja na podlagi unovčenja bona v vmesniku. Pri ponudbah za določene datume (npr. nastanitve ali kulturni dogodki) se boni samodejno unovčijo na dan termina.
Katera obračunska dokumentacija je na voljo pri Slevomat?
Vsi podporni dokumenti so na voljo v vašem vmesniku v razdelku Obračunavanje. Osnovni dokument je Obračunska datoteka v PDF formatu (glejte sliko spodaj).
- V istem dokumentu najdete tudi razčlenitev obračuna po posameznih akcijah. Preverite lahko število unovčenih bonov in vsoto provizije.
- Druga datoteka, ki jo prejmete z vsakim obračunom, je naš račun za provizijo, ki se vedno pobota z unovčenimi boni (ali neizkoriščenimi boni po koncu veljavnosti bonov iz dogodka).
- Zadnja datoteka je pregled obračunanih bonov.
Kdaj potem prejmem svoj denar?
Sredstva za unovčene bone in blago se prenesejo z našega računa trikrat mesečno, 2., 11. in 21. dan v mesecu. Če datum pade na nelikvidni dan, se denar pošlje na najbližji naslednji delovni dan.
Pregled vseh poslanih plačil za določeno promocijo lahko pridobite v razdelku Obračunavanje – Pregled plačil promocij ali v podrobnostih promocije.
Kaj pa neizkoriščeni boni?
100 % vrednosti neizkoriščenih bonov pripada Slevomat (zato se znesek zanje mora pojaviti na našem končnem računu za provizijo). Tako je neizkoriščen bon najprej vaš zaslužek (sredstva prejmete na naš račun), če pa se stranka ne pojavi, se to pojavi na računu in je strošek za vas. Zneski se med seboj pobotajo. DDV za tak bon ste plačali na začetku, če ste zavezanec, vendar je ta znesek za vas ponovno strošek, zato se vam DDV vrne z našim računom. Neizkoriščeni boni so na računu in pogodbi označeni kot "Posebna provizija ponudnika".
Kako oddati kontrolna poročila?
Slevomat.cz ni kupec posameznih naročil. Prosimo, da Slevomat.cz navedete v kontrolnem poročilu le v povezavi z našimi izdanimi računi za provizijo vaši družbi. Pri računih za provizijo navedite številko računa.
Kaj je datum obdavčljive dobave za račune, izdane strankam?
Vedno datum, ko je bilo plačilo sprejeto na račun. Torej, ko je stranka plačala na račun Slevomat. Datum izveste v pregledu plačil promocij v vašem vmesniku.
Izdaja davčnih računov za stranke
Ali davčne račune izdaja Slevomat ali jaz kot podjetje?
Slevomat.cz je zgolj ponudnik, torej ne moremo izdajati davčnih računov za končne stranke. Pri nas najemate le prostor za predstavitev ipd. Vse nakupe opravijo stranke pri vas. Vi kot ponudnik storitev, s katerim stranka sklene prodajno pogodbo, morate izdati takšne dokumente.
Predmet našega sodelovanja je najem poslovne platforme (ki vključuje tudi najem našega bančnega računa, kamor prejmete sredstva od strank); zato izdaja kakršnihkoli računov v našem imenu ni mogoča in takšnih računov ne bomo sprejeli.
V vašem partnerskem vmesniku boste našli povzetke vseh obdelanih naročil in plačil strank. To boste potrebovali za izdajo računov strankam. Te povzetke najdete v mapi Obračunavanje -> Pregled plačil promocij. S klikom na moder gumb Plačana naročila prenesete povzetek s podrobnostmi vseh plačanih naročil. Podobno lahko prenesete Povzetek za DDV, ki vsebuje podatke o prodaji za vsak mesec. Prav tako lahko izvozite poročila za vse dogodke naenkrat.
Ključna identifikacija je številka naročila, ki je univerzalna in jo najdete v povzetku plačanih naročil takoj, ko stranka plača, kasneje pa, ko je bon unovčen, jo vidite v pregledu obračunanih bonov.
Kar zadeva sam račun, večina naših partnerjev izda račun z "Skupaj v CZK" (ali drugi valuti), kjer mora biti naveden celoten znesek, ki ga je stranka plačala (ne le znesek, poslan na vaš račun v obračunu), spodaj pa je dodatna vrstica z navedbo "Za plačilo 0,00 CZK" z opombo, da je bilo plačano preko Slevomat ali preko bonov.
Priporočamo, da zaradi preglednosti na račun dodate številko naročila.
Kaj pa provizija?
Izdati morate davčni račun za celoten znesek, ki ga je plačala stranka. V okviru okvirne pogodbe med nami in vami vam pošiljamo potrdila o prihodkih – torej ceno bona minus naša provizija. Za provizijo izdamo račun za provizijo. Ni vam treba skrbeti, to ne bo povzročilo težav v vaših knjigah.
Kaj je predračun?
Predračun ni davčni dokument; je le avansni račun, ki ni vključen v knjige. Predračun običajno vsebuje vse potrebne elemente običajnega davčnega računa. Vendar so podatki informativni in se uporabljajo le kot podporno gradivo za plačilo. Najpogosteje stranke potrebujejo predračun za svoje delodajalce, na primer če kupujejo počitniška potovanja preko FKSP. Ker stranka sklene prodajno pogodbo z vami, je potrebno, da izdate račun z vašo matično številko in drugimi elementi. Ker pa stranka naroča na Slevomat.cz, navedete naše plačilne podatke. Zato navedite 238400856/0300 (ČSOB) za številko računa, variabilni simbol pa dobite od stranke, ki ga prejme iz naročila. Če vaš računovodski sistem ne podpira izdelave predračunov, lahko prenesete predlogo, ki jo nato le izpolnite (xls format za Microsoft Excel).
Račune lahko izdamo za vas
(samo za podjetja s češko matično številko)
Slevomat lahko izda račune (vključno z avansnimi računi za naročila FKSP) v vašem imenu. Vendar moramo podpisati pooblastilo (POA) za izdajo dokumentov. Nato lahko dokumente izdajamo neposredno strankam v vašem imenu.
Ta možnost trenutno ni na voljo za kategorijo Blago.
Zakaj nam dovoliti izdajo dokumentov?
- Prihranili vam bomo čas in dokumenti bodo na voljo za prenos kadarkoli za uvoz v vaš računovodski sistem
- pomagali vam bomo, da bodo vaši davčni računi za ponujene storitve urejeni in organizirani v udobju naše poslovne platforme
- dokumente bo mogoče prenesti v Slevomat profilu stranke takoj po njenem plačilu, s čimer vam prihranimo pogosto dolgotrajno komunikacijo s stranko
Kaj je potrebno storiti?
Potrebno je, da knjižite račune in avansne račune, ki jih izda Slevomat, ob prodaji.
Če to že počnete, je vse popolnoma v redu in lahko podpišemo pooblastilo za izdajo davčnih dokumentov.
Če knjižite v drugi fazi – na primer, ko denar od Slevomat prispe na vaš račun, je nujno, da po podpisu pooblastila začnete knjižiti ob prodaji (ko stranka kupi bon). Davčni dokumenti bodo imeli datum obdavčljive dobave, določen z datumom plačila naročila, kar določa Zakon o DDV (15. a člen – dobava blaga ali storitev v primeru enonamenskega bona). Podobno bo datum izdaje običajno ob plačilu s strani stranke.
Nato morate podpisati pooblastilo. Več informacij o tem najdete TUKAJ.
Izbirate lahko med naslednjimi različicami pooblastila
Za počitniške promocije (kategorija Potovanja):
- Avansni računi in računi, samo za nakupe FKSP.
- izdali bomo tako avansni račun kot račun po plačilu naročila
- Dokumenti za ne-FKSP naročila
- za nakupe, ki jih opravi podjetje, naročila nad 10 000 CZK ali če stranka zahteva račun
- Avansni računi in dokumenti za naročila zunaj in znotraj FKSP
- Če ponujate lokalne storitve zunaj nastanitve na Slevomat pod enim profilom, bodo računi za naročila zunaj FKSP generirani tudi za naročila iz promocij lokalnih storitev
Za promocije lokalnih storitev:
- Dokumenti za ne-FKSP naročila
- za nakupe za podjetje, naročila nad 10 000 CZK ali če stranka zahteva račun
Za račune bomo za vas ustvarili novo številčno serijo, ki jo preprosto dodate v svoje računovodstvo z nastavitvijo nove številčne serije.
Generirane dokumente lahko enostavno najdete v zavihku Obračunavanje. Tukaj boste videli njihov seznam, lahko prenesete posamezne dokumente ali jih izvozite v večjem obsegu v CSV formatu.
Trikrat mesečno bomo za vas ustvarili račun, ki bo jasen povzetek unovčenih bonov, prodaje zanje in izdanih dokumentov.
Video navodila
Kratka in enostavna navodila o obračunavanju nakupov FKSP (samo v češčini).
Blago
Obračunavanje za to kategorijo poteka podobno kot za ostale. Vendar pa obstaja nekaj razlik, na katere bi radi opozorili.
- Da bi bilo naročilo vključeno v obračun, mora biti preklopljeno v stanje Sprejeto in potrjeno s strani stranke. Zato je zelo pomembno, da za vsako naročilo spremenite stanje v Dostavljeno stranki. Ni dovolj, da naročila nastavite na "Poslano" ali "Pripravljeno za prevzem".
- Naročila so vključena v redni obračun 19 dni po tem, ko jih stranka označi kot prejeta. Obdobje 19 dni vključuje 14 dni, v katerih lahko stranka odstopi od pogodbe in vrne blago, ter 5 dni rezerve.
- V razdelku "Naročila za nakup blaga" boste s klikom na gumb "Več filtrov" našli filter "Mesec in dan obračuna". Ta filter vam omogoča, da vidite, v katerem obračunu so bila ali bodo vaša naročila vključena.
- Račune izdate neposredno vi za celotno vrednost naročila, vključno s provizijo in poštnino. Tako navedete ceno, ki jo je plačala stranka.
Če tukaj niste našli odgovora na svoje vprašanje ali imate kakršnekoli druge pripombe, nas lahko kontaktirate po e‑pošti partneri@slevomat.cz ali po telefonu +420 776 673 831.