Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu tất cả về cách hạch toán các chương trình khuyến mãi trên Slevomat. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện đúng quy trình hạch toán từ khi ký hợp đồng với chúng tôi cho đến khi kết thúc hiệu lực của voucher từ chương trình đó. Tất cả cũng được mô tả rõ ràng trong video hướng dẫn của chúng tôi.
Chúng tôi cũng sẽ giải thích vấn đề xuất hóa đơn chứng từ cho khách hàng, những người có thể yêu cầu, đồng thời tập trung vào khả năng chúng tôi có thể xuất hóa đơn thay cho bạn. Cuối cùng, bài viết sẽ mô tả các đặc thù của việc hạch toán đối với các chương trình trong danh mục Hàng hóa.
Chúng tôi cũng khuyên bạn nên xem các câu hỏi thường gặp về việc thanh toán.
Hướng dẫn hạch toán các chương trình trên Slevomat
Hình ảnh dưới đây giải thích đơn giản nguyên tắc hạch toán các chương trình trên Slevomat.
Bạn nhận tiền ngay khi đơn hàng được thanh toán. Tiền của bạn được lưu giữ trong tài khoản ngân hàng của chúng tôi, mà bạn thuê trong khuôn khổ thuê nền tảng thương mại. Tuy nhiên, tài chính này ngay từ đầu đã thuộc về bạn. Trong giao diện của bạn có sẵn các báo cáo thanh toán này để tải về, phục vụ cho việc xuất hóa đơn thuế cho khách hàng và nộp thuế GTGT. Để tải về, chỉ cần mở phần Thanh toán – Tổng quan thanh toán chương trình trong giao diện đối tác của bạn, chọn chương trình và nhấn nút Đơn hàng đã thanh toán hoặc Tổng quan cho thuế GTGT.
Tập tin Đơn hàng đã thanh toán có thể trông rất lớn lúc đầu. Vì vậy, chúng tôi đã chuẩn bị cho bạn một tập tin mẫu với mô tả chi tiết từng cột. Bạn có thể tải tập tin này TẠI ĐÂY.
Bao gồm voucher vào thanh toán
Doanh thu tổng (đã trừ hoa hồng và giá trị voucher không sử dụng) được thanh toán dần theo ngày sử dụng voucher. Voucher đã sử dụng được đưa vào thanh toán 3 lần mỗi tháng: ngày 1, 10 và 20 hàng tháng. Đối với dịch vụ và du lịch, thanh toán dựa trên việc sử dụng voucher trong giao diện. Đối với các chương trình có ngày cụ thể (ví dụ: lưu trú hoặc sự kiện văn hóa), voucher sẽ được sử dụng tự động.
Tài liệu cho thanh toán
Tất cả tài liệu đều có sẵn trong giao diện đối tác của bạn tại mục Thanh toán. Tài liệu cơ bản là tập tin Thanh toán ở định dạng PDF.
- Trong cùng tài liệu, bạn cũng có bảng phân tích thanh toán theo từng chương trình. Nhờ đó, bạn có thể kiểm tra số lượng voucher đã sử dụng và mức hoa hồng.
-
Tập tin tiếp theo mà bạn nhận được cho mỗi lần thanh toán là hóa đơn hoa hồng của chúng tôi, luôn được đối trừ với các voucher đã sử dụng (hoặc với các voucher không sử dụng sau khi hết hạn của voucher từ chương trình đó).
- Tập tin cuối cùng là Tổng quan voucher đã thanh toán.
Tiền cho voucher đã sử dụng và hàng hóa được chúng tôi chuyển từ tài khoản 3 lần mỗi tháng – vào ngày 2, 11 và 21 hàng tháng. Nếu ngày này rơi vào ngày nghỉ, tiền sẽ được chuyển vào ngày làm việc tiếp theo.
Bạn có thể xem tổng quan tất cả các khoản thanh toán đã gửi cho chương trình trong mục Thanh toán – Tổng quan thanh toán chương trình, hoặc trong chi tiết chương trình đó.
Voucher không sử dụng
100% giá trị voucher không sử dụng thuộc về Slevomat (do đó số tiền này cũng phải xuất hiện trên hóa đơn hoa hồng cuối cùng của chúng tôi). Nghĩa là voucher không sử dụng ban đầu là doanh thu cho bạn (bạn nhận tiền vào tài khoản của chúng tôi) và nếu khách hàng không đến, nó sẽ xuất hiện trên hóa đơn và trở thành chi phí cho bạn. Các khoản này sẽ được đối trừ với nhau. Đối với voucher như vậy, bạn đã nộp thuế GTGT lúc đầu nếu bạn là người nộp thuế, tuy nhiên, khoản này sau đó lại trở thành chi phí cho bạn, vì vậy thuế GTGT sẽ được hoàn lại cho bạn cùng với hóa đơn của chúng tôi. Voucher không sử dụng được ghi trên hóa đơn và trong hợp đồng là Tỷ lệ của Nhà cung cấp trên voucher không sử dụng.
Nếu bạn cung cấp dịch vụ với mức thuế GTGT khác mức cơ bản, thì đối với voucher không sử dụng, bạn cần xuất hóa đơn điều chỉnh cho các voucher không sử dụng ghi trên hóa đơn hoa hồng cuối cùng và yêu cầu cơ quan thuế hoàn lại thuế GTGT, vì dịch vụ không được cung cấp.
Báo cáo kiểm tra
Công ty Slevomat.cz không phải là người mua trong từng đơn hàng. Chỉ ghi Slevomat vào báo cáo kiểm tra liên quan đến hóa đơn hoa hồng do chúng tôi phát hành cho công ty của bạn. Đối với hóa đơn hoa hồng, hãy ghi số hóa đơn.
Ngày thực hiện nghĩa vụ thuế (DUZP) đối với hóa đơn xuất cho khách hàng
Nếu là phiếu quà tặng một mục đích theo luật thuế GTGT, thì luôn là ngày nhận tiền vào tài khoản, tức là thời điểm khách hàng thanh toán vào tài khoản Slevomat. Ngày này bạn có thể xem trong tổng quan thanh toán tại giao diện.
Hướng dẫn minh họa cho kế toán của bạn dưới dạng PDF
Video hướng dẫn – Thanh toán chương trình trên Slevomat
Minh họa thực tế hạch toán chương trình trên Slevomat
Xuất hóa đơn chứng từ
Slevomat chỉ là đơn vị trung gian, do đó không thể xuất hóa đơn thuế cho khách hàng cuối cùng. Bạn cần xuất hóa đơn/chứng từ với tư cách là nhà cung cấp dịch vụ, người mà khách hàng ký hợp đồng mua bán. Bạn cũng không thể xuất hóa đơn thay mặt chúng tôi.
Xuất hóa đơn cho khách hàng
Bạn nhận tiền ngay khi đơn hàng được thanh toán, do đó tại thời điểm này bạn cũng có nghĩa vụ nộp thuế giá trị gia tăng. Hóa đơn (chứng từ thuế) cần được xuất ngay khi khách hàng thanh toán.
Trong giao diện của bạn có sẵn các báo cáo tất cả các khoản thanh toán nhận được để tải về, phục vụ cho việc xuất hóa đơn thuế cho khách hàng và nộp thuế GTGT. Bạn sẽ tìm thấy chúng trong tab Thanh toán – Tổng quan thanh toán chương trình. Nhấn nút màu xanh Đơn hàng đã thanh toán để tải về danh sách tất cả các đơn hàng đã thanh toán và đã hủy của toàn bộ chương trình. Tương tự, bạn có thể tải về Tổng quan cho thuế GTGT, chứa dữ liệu bán hàng theo từng tháng. Bạn cũng có thể xuất các báo cáo tổng hợp cho nhiều chương trình cùng lúc.
Chỉ số nhận diện chính là số đơn hàng, nhờ đó bạn có thể theo dõi khi nào bạn nhận được thanh toán và khi nào voucher từ đơn hàng đó được sử dụng và đưa vào thanh toán.
Trong trường hợp mua cho công ty, chúng tôi sẽ gửi ngay thông báo qua email về yêu cầu xuất hóa đơn thuế cho đơn hàng đó của khách hàng. Danh sách tất cả các yêu cầu này bạn sẽ tìm thấy trong mục Thanh toán – Yêu cầu hóa đơn.
Đối với từng yêu cầu, bạn luôn có thể xem thông tin cần thiết để xuất hóa đơn thuế và sau đó đánh dấu yêu cầu là đã xử lý.
Về hình thức hóa đơn cho khách hàng, phần lớn đối tác xuất hóa đơn cho khách hàng bằng cách ghi "Tổng cộng bằng CZK" (giá trị tổng của voucher) và dòng dưới ghi "Tổng cộng phải thanh toán 0,00 CZK" với ghi chú đã thanh toán qua Slevomat, hoặc đã thanh toán bằng voucher.
Thông thường, ghi chú cũng bao gồm số đơn hàng để dễ dàng tra cứu hóa đơn.
Hóa đơn cho khách hàng đối với voucher không sử dụng
Sau khi xuất hóa đơn thuế cho khách hàng, số tiền này sẽ được ghi nhận là doanh thu trong kế toán của bạn. Nếu voucher không được khách hàng sử dụng, voucher không sử dụng sẽ được ghi nhận trên hóa đơn hoa hồng cuối cùng là Thù lao đặc biệt của Nhà cung cấp. Do đó, nó trở thành chi phí cho bạn. Nghĩa là, voucher không sử dụng trên hóa đơn hoa hồng sẽ được đối trừ với hóa đơn thuế bạn đã xuất.
Hóa đơn/chứng từ thuế cần được xuất cho toàn bộ số tiền mà khách hàng thanh toán.
Nếu bạn xuất hóa đơn/chứng từ thuế cho số tiền không bao gồm hoa hồng, thì theo Điều khoản thương mại chung mà bạn đã ký, điều này sẽ tiết lộ bí mật kinh doanh (mức hoa hồng) cho bên thứ ba.
Trong quá trình thanh toán giữa chúng tôi và bạn, chúng tôi sẽ gửi cho bạn doanh thu của bạn – tức là giá voucher trừ đi hoa hồng của chúng tôi. Chúng tôi sẽ xuất hóa đơn hoa hồng cho khoản hoa hồng này. Đừng lo lắng, điều này sẽ không gây rối cho kế toán của bạn.
Hóa đơn tạm ứng (Proforma)
Hóa đơn tạm ứng không phải là hóa đơn thuế, chỉ là hóa đơn tạm thời và không thuộc kế toán. Hóa đơn tạm ứng thường chứa đầy đủ các thông tin cần thiết của hóa đơn thuế thông thường. Tuy nhiên, các thông tin này chỉ có tính chất tham khảo và dùng làm cơ sở thanh toán. Khách hàng thường cần hóa đơn tạm ứng cho chủ sử dụng lao động, ví dụ khi mua kỳ nghỉ qua FKSP.
Vì khách hàng ký hợp đồng mua bán với bạn, bạn cần xuất hóa đơn với mã số thuế và các thông tin khác của bạn. Tuy nhiên, vì khách hàng đặt hàng trên Slevomat.cz, hãy ghi thông tin thanh toán của chúng tôi. Số tài khoản cần ghi là 238400856/0300 (ČSOB), ký hiệu biến động lấy từ khách hàng, người biết số này từ đơn hàng của mình.
Ủy quyền xuất hóa đơn chứng từ
Hóa đơn (bao gồm cả hóa đơn tạm ứng cho đơn hàng FKSP) có thể được Slevomat xuất thay cho bạn. Để xuất hóa đơn, chúng tôi cần ủy quyền của bạn. Sau đó, chúng tôi có thể xuất hóa đơn trực tiếp cho khách hàng thay mặt bạn.
Hiện tại, tùy chọn này không áp dụng cho danh mục Hàng hóa.
Tại sao nên cho phép chúng tôi xuất hóa đơn?
-
chúng tôi giúp bạn tiết kiệm thời gian và hóa đơn luôn sẵn sàng để bạn tải về bất cứ lúc nào để nhập vào hệ thống kế toán của bạn
-
chúng tôi giúp bạn giữ trật tự và tổng quan hóa đơn cho các dịch vụ cung cấp trên nền tảng thương mại của chúng tôi
-
khách hàng sẽ có hóa đơn ngay sau khi thanh toán để tải về trong hồ sơ Slevomat của mình, giúp bạn tiết kiệm thời gian giao tiếp với khách hàng
Cần làm gì?
Bạn cần hạch toán hóa đơn và hóa đơn tạm ứng do Slevomat xuất tại thời điểm bán hàng.
Nếu bạn đã hạch toán như vậy, mọi thứ đều ổn và chúng ta có thể ký ủy quyền xuất hóa đơn thuế.
Nếu bạn hạch toán ở giai đoạn khác – ví dụ khi nhận được tiền từ Slevomat vào tài khoản, thì sau khi ký ủy quyền, bạn cần bắt đầu hạch toán tại thời điểm bán hàng (khi khách hàng mua voucher). Hóa đơn thuế sẽ có DUZP (ngày thực hiện nghĩa vụ thuế) được xác định theo ngày thanh toán đơn hàng, theo luật thuế GTGT (§ 15a – Giao hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ trong trường hợp phiếu quà tặng một mục đích). Tương tự, ngày xuất hóa đơn cũng sẽ là thời điểm khách hàng thanh toán.
Và sau đó ký ủy quyền với chúng tôi, bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin TẠI ĐÂY.
Bạn có thể chọn các loại ủy quyền sau:
Đối với các chương trình lưu trú (danh mục Du lịch):
-
Hóa đơn tạm ứng và hóa đơn, chỉ cho các giao dịch mua FKSP
-
chúng tôi sẽ xuất cả hóa đơn tạm ứng và hóa đơn sau khi nhận thanh toán cho đơn hàng
-
Hóa đơn cho đơn hàng ngoài FKSP
-
khi mua cho công ty, đơn hàng trên 10 000 Kč, hoặc khi khách hàng yêu cầu hóa đơn
-
Hóa đơn tạm ứng và hóa đơn cho đơn hàng cả ngoài và trong FKSP
-
trong trường hợp ngoài lưu trú, bạn còn cung cấp dịch vụ địa phương trên Slevomat dưới một hồ sơ, hóa đơn ngoài FKSP cũng sẽ được tạo cho các đơn hàng từ chương trình dịch vụ địa phương
Đối với các chương trình dịch vụ địa phương:
-
Hóa đơn cho đơn hàng ngoài FKSP
- khi mua cho công ty, đơn hàng trên 10 000 Kč, hoặc khi khách hàng yêu cầu hóa đơn
- khi mua cho công ty, đơn hàng trên 10 000 Kč, hoặc khi khách hàng yêu cầu hóa đơn
Chúng tôi sẽ tạo cho bạn dãy số hóa đơn mới, bạn chỉ cần thêm vào hệ thống kế toán của mình bằng cách thiết lập dãy số mới.
Hóa đơn được tạo sẽ hiển thị rõ ràng trong tab Thanh toán. Tại đây bạn sẽ thấy danh sách, có thể tải từng tài liệu hoặc xuất hàng loạt ở định dạng CSV.
Video hướng dẫn
Hướng dẫn ngắn gọn và đơn giản về việc thanh toán đơn hàng sử dụng từ FKSP.
Hàng hóa
Việc thanh toán cho danh mục này hoạt động tương tự như các danh mục khác. Tuy nhiên, có một số điểm khác biệt mà chúng tôi muốn lưu ý.
-
Để đơn hàng được đưa vào thanh toán, phải được chuyển sang trạng thái Đã nhận và xác nhận bởi khách hàng. Do đó, rất quan trọng phải chuyển từng đơn hàng sang trạng thái Đã giao. Không đủ chỉ đặt "Đã gửi" hoặc "Sẵn sàng để nhận".
-
Đơn hàng được đưa vào thanh toán định kỳ 19 ngày sau khi được khách hàng xác nhận đã nhận. Thời hạn 19 ngày bao gồm 14 ngày khách hàng có thể hủy hợp đồng và trả lại hàng, và 5 ngày dự phòng. Cùng với thanh toán cho sản phẩm, bạn cũng nhận được thanh toán cho phí vận chuyển. Chúng tôi không tính hoa hồng trên khoản này.
-
Trong mục "Đơn hàng hàng hóa", sau khi nhấn nút "Bộ lọc khác", bạn sẽ tìm thấy bộ lọc "Tháng và ngày thanh toán." Bộ lọc này giúp bạn biết đơn hàng nào đã hoặc sẽ được đưa vào thanh toán nào.
- Hóa đơn cho khách hàng vẫn do bạn là nhà cung cấp xuất. Và cho toàn bộ giá trị đơn hàng, bao gồm cả hoa hồng và phí vận chuyển. Bạn ghi giá mà khách hàng đã thanh toán.
Nếu bạn không tìm thấy câu trả lời cho câu hỏi của mình hoặc có ý kiến khác, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua email partneri@slevomat.cz hoặc số điện thoại +420 776 673 831.