У цій статті ви дізнаєтеся все про як виставляти рахунки за ваші акції на Slevomat. Ми покажемо вам, як правильно діяти з бухгалтерією від моменту укладення договору з нами до закінчення терміну дії ваучера з вашої акції. Також ми пояснимо питання виставлення рахунків-фактур для клієнтів, які можуть їх вимагати, а також розглянемо можливість виставлення рахунків-фактур за вас. Нарешті, ми опишемо особливості бухгалтерського обліку акцій у категорії Товари.
Рекомендуємо також ознайомитися з часто задаваними питаннями щодо виставлення рахунків.
Як виставляти рахунки за ваші акції
Коли (з точки зору бухгалтерії) я отримую гроші за ваучери?
Ви отримуєте гроші в момент оплати замовлення. Гроші зберігаються на нашому банківському рахунку. Оренда нашої бізнес-платформи включає оренду нашого банківського рахунку; однак кошти з самого початку належать вам. Спільний веб-інтерфейс пропонує огляди таких платежів для цілей виставлення податкових рахунків-фактур вашим клієнтам. Для завантаження просто натисніть на розділ Виставлення рахунків, а потім на Огляд платежів за акціями. Там ви можете вибрати потрібну Акцію та завантажити Оплачені замовлення або Зведення для ПДВ.
На перший погляд файл Оплачені замовлення може здатися досить великим. Тому ми підготували зразок файлу з детальним описом кожного стовпця. Ви можете завантажити цей файл ТУТ.
Коли ваучер включається у виставлення рахунків?
Загальні надходження (зменшені на комісію та вартість невикористаних ваучерів) виплачуються поступово на основі дати використання ваучера. Використані ваучери включаються у виставлення рахунків тричі на місяць: 1-го, 10-го та 20-го числа місяця. Для послуг і подорожей виставлення рахунків здійснюється на основі використання ваучера в інтерфейсі. Для пропозицій на конкретні дати (наприклад, проживання або культурні заходи) ваучери використовуються автоматично в день проведення заходу.
Які документи для виставлення рахунків надає Slevomat?
Всі підтверджуючі документи доступні у вашому інтерфейсі в розділі Виставлення рахунків. Основний документ — це файл Виставлення рахунків у форматі PDF (див. зображення нижче).
- У цьому ж документі ви також знайдете розбивку виставлення рахунків за окремими акціями. Ви можете перевірити кількість використаних ваучерів і суму комісії.
- Ще один файл, який ви отримуєте з кожним виставленням рахунків, — це наша рахунок-фактура на комісію, яка завжди зараховується проти використаних ваучерів (або невикористаних ваучерів після закінчення терміну дії ваучерів з події).
- Останній файл — це огляд виставлених ваучерів.
Коли тоді надходять мої гроші?
Кошти за використані ваучери та товари перераховуються з нашого рахунку тричі на місяць: 2-го, 11-го та 21-го числа місяця. Якщо дата припадає на неробочий день, гроші надсилаються в найближчий наступний робочий день.
Огляд усіх надісланих платежів за певну акцію можна отримати в розділі Виставлення рахунків — Огляд платежів за акціями або в деталях акції.
Як щодо невикористаних ваучерів?
100% вартості невикористаних ваучерів надходить Slevomat (тому сума за них повинна відображатися у нашій фінальній рахунку-фактурі на комісію). Тобто невикористаний ваучер спочатку є вашим доходом (ви отримаєте кошти на наш рахунок), а якщо клієнт не з'явиться, це відображається у рахунку-фактурі і є для вас витратою. Суми взаємозараховуються. Ви сплатили ПДВ з такого ваучера на початку, якщо ви є платником, однак ця сума знову є для вас витратою, тому ПДВ повертається вам з нашою рахунком-фактурою. Невикористані ваучери позначені у рахунку-фактурі та договорі як "Спеціальна комісія постачальника".
Як подавати контрольні звіти?
Slevomat.cz не є покупцем за окремими замовленнями. Будь ласка, вказуйте Slevomat.cz у контрольному звіті лише у зв'язку з нашими виставленими рахунками-фактурами на комісію для вашої компанії. Для рахунків-фактур на комісію, будь ласка, вказуйте номер рахунку-фактури.
Яка дата податкового зобов'язання для рахунків-фактур, виданих клієнтам?
Завжди дата, коли платіж був прийнятий на рахунок. Тобто коли клієнт сплатив на рахунок Slevomat. Ви дізнаєтеся цю дату в Огляді платежів за акціями у вашому Інтерфейсі.
Виставлення податкових рахунків-фактур для клієнтів
Податкові рахунки-фактури видає Slevomat чи я як компанія?
Slevomat.cz є лише постачальником, тобто ми не можемо видавати податкові рахунки-фактури для кінцевих клієнтів. Ви лише орендуєте у нас місце для презентації тощо. Будь-які покупки здійснюються клієнтами у вас. Ви, як постачальник послуг, з яким клієнт укладає договір купівлі-продажу, повинні видавати такі документи.
Предметом нашої співпраці є оренда бізнес-платформи (яка також включає оренду нашого банківського рахунку, куди ви отримуєте кошти від клієнтів); тому видавати будь-які рахунки-фактури від нашого імені також неможливо, і такі рахунки-фактури не будуть нами прийняті.
У вашому Партнерському інтерфейсі ви знайдете зведення всіх оброблених замовлень і платежів від клієнтів. Вони вам знадобляться для виставлення рахунків-фактур для клієнтів. Ці зведення можна знайти в папці Виставлення рахунків → Огляд платежів за акціями. Натиснувши на синю кнопку Оплачені замовлення, ви завантажите зведення з деталями всіх оплачених замовлень. Аналогічно, ви можете завантажити Зведення для ПДВ, яке містить дані про продажі за кожен місяць. Ви також можете експортувати звіти для всіх подій одразу.
Ключовою ідентифікацією є номер замовлення, який є універсальним, і ви знайдете його у Зведенні оплачених замовлень, як тільки клієнт сплатить, а потім пізніше, коли ваучер буде використано, ви побачите його в Огляді виставлених ваучерів.
Щодо самого рахунку-фактури, більшість наших партнерів виставляють рахунок із "Всього в CZK" (або іншій валюті), де має бути вказана вся сума, яку сплатив клієнт (а не лише сума, що надійшла на ваш рахунок у Виставленні рахунків), а нижче є додатковий рядок із написом "До сплати 0,00 CZK" із приміткою, що сплачено через Slevomat або сплачено ваучерами.
Рекомендуємо для зручності додати номер замовлення до рахунку-фактури.
Як щодо комісії?
Ви повинні виставити податковий рахунок-фактуру на повну суму, сплачену клієнтом. У рамках договору між нами і вами ми надсилаємо вам квитанції про надходження — тобто ціну ваучера мінус нашу комісію. Ми виставляємо рахунок-фактуру на комісію. Не хвилюйтеся, це не спричинить проблем у вашій бухгалтерії.
Що таке про-форома рахунок-фактура?
Про-форома рахунок-фактура не є податковим документом; це лише авансовий рахунок, який не включається до бухгалтерії. Про-форома рахунок-фактура зазвичай містить всі необхідні елементи звичайного податкового рахунку-фактури. Однак дані є інформативними і використовуються лише як допоміжний матеріал для оплати. Найчастіше клієнтам потрібен про-форома рахунок-фактура для їхніх роботодавців, наприклад, якщо вони купують відпустки через FKSP. Оскільки клієнт укладає договір купівлі-продажу з вами, необхідно, щоб ви видали рахунок із вашим ідентифікаційним кодом компанії та іншими елементами. Однак, оскільки клієнт замовляє на Slevomat.cz, ви вказуєте наші платіжні реквізити. Тому вкажіть 238400856/0300 (ČSOB) як номер рахунку, змінний символ ви отримаєте від клієнта, який отримує його із замовлення. Якщо ваша бухгалтерська система не підтримує створення про-форома рахунків-фактур, ви можете завантажити шаблон, який потім просто заповнюється (формат xls для Microsoft Excel).
Ми можемо виставляти податкові документи за вас
(тільки для компаній з чеським реєстраційним номером)
Slevomat може виставляти рахунки-фактури (включаючи авансові рахунки-фактури для замовлень FKSP) від вашого імені. Однак нам потрібно підписати довіреність (POA) на видачу документів. Тоді ми зможемо видавати документи безпосередньо клієнтам від вашого імені.
Ця опція наразі недоступна для категорії Товари.
Чому дозволити нам видавати документи?
- Ми заощадимо ваш час, і документи будуть доступні для завантаження у будь-який час для імпорту у вашу бухгалтерську систему
- ми допоможемо вам тримати ваші податкові документи за надані послуги в порядку та організованими у зручності нашої бізнес-платформи
- документи будуть доступні для завантаження у профілі клієнта Slevomat одразу після його оплати, що заощадить вам часто тривале спілкування з клієнтом
Що потрібно зробити?
Необхідно, щоб ви обліковували квитанції та авансові рахунки-фактури, видані Slevomat, на момент продажу.
Якщо ви вже так робите, все ідеально, і ми можемо підписати довіреність на видачу податкових документів.
Якщо ви обліковуєте на іншому етапі — наприклад, коли гроші від Slevomat надходять на ваш рахунок, важливо, щоб ви почали обліковувати на момент продажу (коли клієнт купує ваучер) після підписання довіреності. Податкові документи матимуть дату податкового зобов'язання, визначену датою оплати замовлення, що визначено Законом про ПДВ (Стаття 15a — Постачання товарів або послуг у разі ваучера одноразового використання). Аналогічно, дата видачі зазвичай буде на момент оплати клієнтом.
Потім вам потрібно підписати довіреність. Більше інформації про це можна знайти ТУТ.
Ви можете обрати одну з наступних версій довіреності
Для акцій на відпочинок (категорія Подорожі):
- Авансові рахунки-фактури та рахунки-фактури, тільки для покупок FKSP.
- ми будемо видавати як авансовий рахунок-фактуру, так і рахунок-фактуру після оплати замовлення
- Документи для не-FKSP замовлень
- Для покупок, здійснених компанією, замовлень понад 10 000 CZK або якщо клієнт вимагає рахунок-фактуру
- Авансові рахунки-фактури та документи для замовлень поза та в межах FKSP
- Якщо ви пропонуєте місцеві послуги поза проживанням на Slevomat під одним профілем, квитанції для замовлень поза FKSP також будуть генеруватися для замовлень з акцій місцевих послуг
Для акцій місцевих послуг:
- Документи для не-FKSP замовлень
- для покупок для компанії, замовлень понад 10 000 CZK або якщо клієнт вимагає рахунок-фактуру
Для квитанцій ми згенеруємо для вас нову нумераційну серію, яку ви просто додаєте у свою бухгалтерію, встановивши нову серію номерів.
Згенеровані документи можна легко знайти у вкладці Виставлення рахунків. Тут ви побачите їх список, можете завантажити окремі документи або експортувати їх оптом у форматі CSV.
Тричі на місяць ми будемо генерувати для вас рахунок-фактуру, яка буде чітким зведенням використаних ваучерів, продажів за ними та виданих документів.
Відеоінструкція
Коротка та проста інструкція щодо виставлення рахунків за покупки FKSP (тільки чеською мовою).
Товари
Виставлення рахунків для цієї категорії працює аналогічно до інших. Однак є кілька відмінностей, на які ми хочемо звернути увагу.
- Щоб замовлення було включено у виставлення рахунків, воно має бути переведене у стан Прийнято та підтверджено клієнтом. Тому дуже важливо змінити стан кожного замовлення на Доставлено клієнту. Недостатньо встановити замовлення у стан "Відправлено" або "Готово до отримання".
- Замовлення включаються у регулярне виставлення рахунків через 19 днів після позначення як отриманих клієнтом. Період у 19 днів включає 14 днів для відкликання клієнтом договору та повернення товару і 5 днів резерву.
- У розділі "Замовлення на купівлю товарів", натиснувши кнопку "Більше фільтрів", ви знайдете фільтр "Місяць і день виставлення рахунків". Цей фільтр дозволяє побачити, у якому рахунку були або будуть включені ваші замовлення.
- Рахунки-фактури видаються безпосередньо вами на всю вартість замовлення, включаючи комісію та доставку. Таким чином, ви вказуєте ціну, сплачену клієнтом.
Якщо ви не знайшли тут відповіді на своє питання або маєте інші коментарі, будь ласка, не соромтеся звертатися до нас електронною поштою partneri@slevomat.cz або за телефоном +420 776 673 831.