W tym artykule dowiesz się wszystkiego o tym, jak rozliczać swoje promocje na Slevomacie. Pokażemy Ci jak prawidłowo przeprowadzić rozliczenie od zawarcia z nami umowy do końca ważności bonu z Twojej promocji. Wyjaśnimy również problem wystawiania faktur dla klientów, którzy mogą tego wymagać. Na koniec opiszemy specyfikę rozliczania promocji w kategorii Towary.
Jak rozliczać promocje
Kiedy (z punktu widzenia księgowości) przyjąć pieniądze za bony?
Pieniądze przyjmujesz w momencie opłacenia zamówienia. Pieniądze są przechowywane na naszym koncie bankowym. Wynajem naszej platformy biznesowej obejmuje wynajem naszego konta bankowego, jednak środki od samego początku należą do Państwa. Współdzielony interfejs internetowy oferuje przegląd takich płatności w celu wystawienia faktur podatkowych dla Państwa klientów. Aby pobrać, wystarczy kliknąć na sekcję Billing, a następnie na Przegląd płatności promocyjnych. Tam możesz wybrać odpowiednią promocję i pobrać płacone zamówienia lub podsumowanie dla VAT.
Na pierwszy rzut oka plik płacone zamówienia może wydawać się dość duży. Dlatego przygotowaliśmy przykładowy plik ze szczegółowym opisem każdej kolumny. Plik ten można pobrać TUTAJ.
Kiedy bon jest uwzględniany w rozliczeniu?
Całkowite wpływy (pomniejszone o prowizję i wartość niezrealizowanych bonów) są wypłacane stopniowo na podstawie daty realizacji bonu. Zrealizowane bony uwzględniane są w rozliczeniu trzy razy w miesiącu: 1, 10 i 20 dnia miesiąca. W przypadku usług i podróży rozliczenie odbywa się na podstawie realizacji bonów w interfejsie. W przypadku ofert na określone terminy (np. zakwaterowanie lub imprezy kulturalne), bony są realizowane automatycznie w dniu terminu.
Jakie dokumenty rozliczeniowe zapewnia Slevomat?
Wszystkie dokumenty pomocnicze są dostępne w Twoim interfejsie w sekcji Billing. Podstawowym dokumentem jest plik rozliczeniowy w formacie PDF (patrz obrazek poniżej).
- W tym samym dokumencie można również znaleźć podział rozliczenia na poszczególne działania. Możesz sprawdzić liczbę zrealizowanych bonów i sumę prowizji.
- Kolejnym plikiem, który otrzymujesz z każdym rozliczeniem jest nasza faktura prowizyjna, która zawsze jest kompensowana z wykorzystanymi bonami (lub niewykorzystanymi bonami po zakończeniu ważności bonów z danego wydarzenia).
- Ostatnim plikiem jest zestawienie rozliczonych bonów.
Kiedy zatem wpłyną moje pieniądze?
Środki za zrealizowane bony i towary są przekazywane z naszego konta trzy razy w miesiącu, 2, 11 i 21 dnia miesiąca. Jeśli data ta przypada na dzień wolny od pracy, pieniądze wysyłane są w najbliższy następny dzień roboczy.
Przegląd wszystkich wysłanych płatności za daną promocję znajdziesz w sekcji Rozliczenia – Przegląd płatności promocyjnych lub w szczegółach promocji.
Co z niezrealizowanymi bonami?
100% wartości niezrealizowanych bonów trafia do Slevomat (dlatego kwota za nie musi pojawić się na naszej końcowej fakturze prowizyjnej). Zatem niezrealizowany bon to najpierw Twój zarobek (otrzymasz środki na nasze konto), a jeśli klient się nie pojawi, to pojawi się na fakturze i jest to dla Ciebie koszt. Te kwoty się ze sobą kompensują. Z takiego bonu na początku zapłaciłeś VAT, jeśli jesteś płatnikiem, jednak ta kwota znów jest dla Ciebie kosztem, więc VAT jest Ci zwracany wraz z naszą fakturą. Niewykorzystane bony są oznaczane na fakturze i umowie jako"Opłata specjalna dostawcy".
Jak składać raporty kontrolne?
Slevomat.cz nie jest kupującym dla poszczególnych zamówień. W raporcie kontrolnym prosimy o wymienienie Slevomat.cz tylko w związku z naszymi fakturami prowizyjnymi wystawionymi na Państwa firmę. W przypadku faktur prowizyjnych prosimy o podanie numeru faktury.
Jaka jest data dostawy do opodatkowania dla faktur wystawionych dla klientów?
Zawsze jest to data przyjęcia płatności na konto. Czyli wtedy, gdy klient dokonał wpłaty na konto Slevomat. Datę tę poznasz w Przeglądzie Płatności Promocyjnych w swoim Interfejsie.
Wystawianie faktur podatkowych dla klientów
Czy faktury podatkowe są wystawiane przez Slevomat czy przeze mnie jako firmę?
Slevomat.cz jest jedynie usługodawcą, tzn. nie możemy wystawiać faktur podatkowych dla klientów końcowych. Państwo jedynie wynajmują od nas powierzchnię do prezentacji itp. Ewentualne zakupy dokonywane są przez klientów u Państwa. Wy, jako usługodawca, z którym klient zawiera umowę sprzedaży, musicie wystawić takie dokumenty.
Przedmiotem naszej współpracy jest wynajem platformy biznesowej (co obejmuje również wynajem naszego rachunku bankowego, na który otrzymujesz środki od klientów), w związku z tym wystawianie jakichkolwiek faktur w naszym imieniu również nie jest możliwe i takie faktury nie będą przez nas akceptowane.
W Państwa interfejsie partnerskim znajdą Państwo zestawienia wszystkich zrealizowanych zamówień i płatności od klientów. Będzie to potrzebne do wystawiania faktur dla klientów. Podsumowania te znajdują się w folderze Billing -> Przegląd płatności promocyjnych. Klikając na niebieski przycisk płacone zamówienia, pobierzesz podsumowanie ze szczegółami wszystkich opłaconych zamówień. Podobnie możesz pobrać Podsumowanie dla VAT, które zawiera dane o sprzedaży w poszczególnych miesiącach. Możesz również wyeksportować raporty dla wszystkich zdarzeń jednocześnie.
Kluczowym identyfikatorem jest numer zamówienia, który jest uniwersalny i znajdziesz go w Zestawieniu płatności indywidualnych zaraz po zapłaceniu przez klienta, a później, gdy bon zostanie zrealizowany, zobaczysz go w Zestawieniu bonów rozliczonych.
Jeśli chodzi o samą fakturę, większość naszych partnerów wystawia fakturę z "Sumą w CZK" (lub w innej walucie), gdzie musi być cała kwota, którą klient zapłacił (nie tylko kwota wysłana na Twoje konto w Billing), a pod spodem jest dodatkowy wiersz z napisem "Do zapłaty 0,00 CZK" z adnotacją, że została zapłacona przez Slevomat lub zapłacona przez bony.
Zalecamy dodanie numeru zamówienia do faktury dla przejrzystości.
Jak wygląda sprawa z prowizją?
Musisz wystawić fakturę podatkową na pełną kwotę zapłaconą przez klienta. W ramach umowy ramowej między nami a Tobą, wysyłamy Ci paragony przychodowe – czyli cenę bonu pomniejszoną o naszą prowizję. Na prowizję wystawiamy fakturę z tytułu prowizji. Nie ma powodów do obaw, nie spowoduje to problemów w Państwa księgowości.
Co to jest faktura pro-forma?
Faktura proforma nie jest dokumentem podatkowym, jest to po prostu faktura zaliczkowa, której nie ujmuje się w księgach rachunkowych. Faktura pro forma posiada zazwyczaj wszystkie niezbędne elementy zwykłej faktury podatkowej. Dane te mają jednak charakter informacyjny i służą jedynie jako materiał pomocniczy przy dokonywaniu płatności. Najczęściej klienci potrzebują faktury proforma dla swoich pracodawców, np. w przypadku zakupu wyjazdów wakacyjnych za pośrednictwem FKSP. Ponieważ klient zawiera z Tobą umowę sprzedaży, konieczne jest, abyś wystawił fakturę z identyfikatorem firmy i innymi elementami. Ponieważ jednak klient zamawia na Slevomat.cz, podajesz nasze dane do płatności. Dlatego podaj 238400856/0300 (ČSOB) dla numeru konta, otrzymasz symbol zmienny od klienta, który pobiera go z zamówienia. Jeżeli Państwa system księgowy nie wspiera tworzenia faktur proforma, mogą Państwo pobrać szablon, który następnie wystarczy wypełnić (format xls dla Microsoft Excel).
Towary
Rozliczenie dla tej kategorii działa podobnie jak dla pozostałych. Jest jednak kilka różnic, na które chcielibyśmy zwrócić uwagę.
- Aby zamówienie zostało uwzględnione w rozliczeniu, musi zostać przełączone na stan Zaakceptowane i potwierdzone przez klienta. Dlatego bardzo ważna jest zmiana stanu każdego zamówienia na Dostarczone do klienta. Nie wystarczy ustawić zamówień na "Wysłane" lub "Gotowe do odbioru".
- Zamówienia są uwzględniane w regularnym rozliczeniu 19 dni po oznaczeniu ich jako odebrane przez klienta. Termin 19 dni obejmuje 14 dni na odstąpienie od umowy przez klienta i zwrot towaru oraz 5 dni rezerwowych.
- W sekcji "Zamówienia zakupu towarów", klikając na przycisk "Więcej filtrów", znajduje się filtr "Miesiąc i dzień rozliczenia". Dzięki temu filtrowi możesz zobaczyć, w którym rachunku zostały lub zostaną ujęte Twoje zamówienia.
- Faktury są wystawiane bezpośrednio przez Ciebie na całą wartość zamówienia, łącznie z prowizją i opłatą pocztową. W ten sposób podajesz cenę płaconą przez klienta.
Jeśli nie znajdziesz tutaj odpowiedzi na swoje pytanie lub masz inne uwagi, prosimy o kontakt z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej partneri@slevomat.cz lub telefonicznie +420 776 673 831.