Home office: jak být při práci z domova efektivní a nezbláznit se?

Home office (HO) – někdo ho miluje, někdo nesnáší, někdo po něm tajně touží, jiný s ním neumí zacházet. Teď do něj ale spadli všichni, u kterých to bylo jen trochu možné, a učí se s ním spřátelit tak, aby zastali co nejvíc práce a aby jim z toho zároveň nehráblo. Proč je u něj tak důležité plánování, jak k vám na dálku můžou nakouknout kolegové a k čemu se vám bude hodit minutka? Dali jsme dohromady na vlastní židli vyzkoušené tipy, jak ukočírovat morálku, a přidáváme i doporučení na šikovné nástroje, které vám v práci z domova pomůžou.

Práce z domova není dovolená

Home office není dovolená

V online kurzu společnosti Seduo s názvem Home office a vedení týmu na dálku: praktické tipy pro manažery radí nemluvit o HO jako o benefitu, ale jako o nástroji k vyšší efektivitě a spokojenosti. A přesně o tom to je. Home office je práce, ne dovolená (to by se to jmenovalo home day off). Ano, člověk si možná může přispat, protože ušetří čas strávený na cestě do kanceláře, a zvládne během pracovní doby vyprat tři pračky, ale pořád je v práci.

Někteří lidé si myslí, že když pracuji z domu, můžu se flákat. Jenže to je omyl. Na home office udělám mnohem víc práce. Nerozptylují mě totiž historky kolegů ani společná kafíčka a snažím se dokázat, že si tenhle benefit zasloužím, proto ho nezneužívám.

Sandra Soukupová, copywriterka, Slevomat

Důležité je udělat si důkladný plán

Ruku na srdce, těch věcí (o lidech nemluvě), které vás doma mohou rozptylovat, je stejně pořád hodně. Proto je tak důležité udělat si důkladný a zároveň realistický plán. Díky němu je pravděpodobné, že práci zvládnete odvést za kratší dobu než obvykle a že vám zbude čas i na to praní a věšení prádla.

Mějte režim, plán a nenechte se rušit

Režim je při práci z domova nesmírně důležitý. Mějte své každodenní rituály a dodržujte je. Nejdřív sprcha, pak snídaně, úklid kuchyně a pak až otevřít počítač a maily… Díky tomu, že vždy víte, co v kterou dobu dělat, se vám bude pracovat mnohem snáz.

Stejně důležitý je plán. Bez něj se vám snadno stane, že na konci dne nemáte ani hotovou práci, ani pofackované prádlo. Máte jen depku z toho, co jste nezvládli. Mně se osvědčilo udělat si na každý den seznam úkolů, které chci stihnout (a které je reálné stihnout). Jinými slovy mít správný time management.

Díky dobrému plánu zvládnete jak práci, tak třeba praní prádla

Zapište si na papír to, co máte během dne v plánu, a přidejte odhad časové náročnosti + denní dobu, kdy se tomu budete věnovat (např. ráno odpovědět na maily, před obědem zpracovat osnovu článku, po obědě připravit podklady k výplatám, odpoledne obvolat úřady). Ušetří vám to spoustu času, který byste věnovali přemýšlení, co jste to jenom chtěli udělat.

Pro začátek je fajn si úkoly měřit přes aplikaci Toggl. V té si člověk spočítá, jak dlouho na kterém projektu pracuje, a pak si mnohem lépe může rozplánovat práci na další dny, protože získává odhad, kolik mu to OPRAVDU zabere času.

Tereza Cerhová, obsahový mág, Slevomat

Dokud nebudete mít tu kterou činnost hotovou a v seznamu odškrtnutou, nenechte se rozptylovat ničím jiným, zejména nepřeklikávejte mezi okny prohlížeče. Mám vyzkoušeno, že když se 30 minut nekouknu do mailu nebo na facebook, vůbec nic mi neuteče. Mnohdy mi nic neuteče ani po hodině nebo dvou. Nemá význam přerušovat činnost a odpovídat na mail, který na vás právě teď vyskočil. Mail počká, v tuto chvíli je to pro vás zbytečná ztráta koncentrace.

Tip: Mrkněte se na článek s dalšími radami, jak se zbavit svých zlozvyků.

Online správa úkolů Trello Pokud vám nevyhovuje psát si úkoly na papír, zamilujete si Trello. Jednoduchý nástroj, který simuluje nástěnku. Na jednotlivé kartičky si zadáte své úkoly a můžete je přesouvat mezi sloupci, které si sami pojmenujete – např. Zadané úkoly, Na čem právě pracuji, Čekám na podklady, Vyřízeno atd. Můžete mít svou osobní nástěnku nebo ji sdílet s kolegy. Každý tak vidí, na čem kdo právě dělá, přes kartičky si můžete posílat vzkazy, komentovat si je apod. Asana Oblíbená je také Asana, kde nejsou nástěnky, ale jenom zadané úkoly. Ty si po odbavení odškrtáváte a postupně vám z obrazovky mizí. A když jich odškrtnete hodně najednou, vyletí jednorožec!

Tip: Domluvte se s kolegy, že pokud bude něco opravdu hořet, využijete jeden konkrétní kanál (hangout, messenger, telefon). Všechno ostatní povypínejte, protože to může počkat, než doděláte to, co máte rozpracované.

Nástroje pro zvýšení efektivity práce

Metoda Pomodoro

Co takhle věnovat se práci 25 minut a pak si dát pauzu? To by se dalo zvládnout, ne? Na 25minutových úsecích hluboké práce je postavená metoda Pomodoro, kterou popsal italský konzultant Francesco Cirillo. A vážně funguje.

Stačit vám bude kuchyňská minutka nebo jiný časovač, na kterém si nastavíte 25 minut. Po tuto dobu se věnujte pouze vytyčenému úkolu, na vše ostatní zapomeňte. Vypněte si upozornění na maily a chaty i zvuk na telefonu a plně se soustřeďte na práci. Až minutka zazvoní, dejte si 5 minut pauzu, pak se k práci vraťte a nastavte si na ni znovu 25 minut.

Metoda Pomodoro je založená na 25minutových úsecích hluboké práce a 5minutových pauzách

Sázejte les

Lidé, kteří prokrastinují na sociálních sítích a stále dokola sjíždějí zprávy, vyzdvihují do nebes aplikaci Forest. I jejím cílem je zlepšit efektivitu práce a udržet vaši pozornost u toho, co je důležité. Jak to funguje? Sami si v ní určíte časový úsek, po který se chcete soustředit na práci, a v nastavení zadáte webové stránky, které by vás od ní mohly rušit. Tedy ty, na kterých tak rádi zabíjíte čas. Tím se dostanou na blacklist.

Jakmile se spustí časomíra, zasadí se stromeček, který roste po celou dobu vaší práce. Postupně můžete vypěstovat celý les. Ovšem pozor, jakmile se v daném časovém úseku podíváte na zakázané stránky, všechny vaše stromy umřou a musíte začít znovu. A to nikdo nechce.

Nedoporučuju nastavovat nějaký dlouhý úsek, ideální je třeba 30 minut. Pak si dávám 5minutovou pauzu. A určitě mějte Forest v mobilu i počítači a nakombinujte ho, jinak vás to bude svádět otevřít si v mobilu stránky, které máte na počítači blokované, a naopak.

Michaela Bičišťová, HR specialistka, Slevomat

Aplikace Forest vám pomůže zvýšit efektivitu práce a zabrání vám prokrastinovat

Dobré vědět: Abyste aplikaci mohli využívat nejen v mobilu, ale i na počítači, je třeba stáhnout si placenou verzi za 49 Kč. Motivovat vás bude i to, že autoři aplikace spolupracují s organizací Trees for the Future a přispívají do fondu, z něhož se dotuje sázení opravdových stromů např. v Senegalu, Kamerunu nebo Keni.

Dělejte si pauzy

Krátké přestávky jsou pro osvěžení těla i mysli důležité. Využijte je k protažení, udělejte pár cviků nebo se prostě jen projděte, pusťte si hudbu a zatancujte si, vychutnejte si kafe jinde než u počítače (na balkoně, v ušáku) nebo se v rámci pauzy „odměňte“ tím, že konečně dáte vyprat to prádlo.

Práci proložte pauzami, během kterých si odpočinete a protáhnete se

Ověřeno: Při práci z domova člověk zjistí, že i mytí nádobí je skvělý relax.

Udržujte kontakt a občas k sobě nakoukněte

Při práci z domova je důležité naučit se s kolegy komunikovat trochu jinak. Neexistuje, že si to důležité řeknete v kuchyňce nebo cestou na oběd. Proto všechno, co jde, sdílejte online. Využívejte sdílené soubory, skupinové chaty a maily, tak aby byl celý tým neustále v obraze a věděl, kam si pro informace sáhnout.

Někomu HO nevyhovuje kvůli pocitu izolace. Neizolujte se. Udržujte kontakt a vyměňte občas maily a chaty za videokonference. Během nich můžete snáz brainstormovat, rozdělovat úkoly a rekapitulovat, co je potřeba udělat. A člověka, který je týden sám doma, to alespoň donutí vzít do ruky hřeben.

Během videokonferencí můžete brainstormovat i rekapitulovat zadané úkoly

Videokonference zvládnete třeba přes Skype, Hangout Meet v Gmailu nebo aplikaci Meet.vps. Free.cz. My jsme si oblíbili také Whereby.com, který umožňuje i sdílení obrazovky. Znáte to, v kanceláři zní neustále “Prosím tě, San, můžeš se mi sem kouknout? Nevíš, proč mi to nejde uložit?” Pokud se něco takového přihodí doma, přes Whereby „svojí kolegyni San“ jednoduše v reálném čase nasdílíte svou obrazovku a ona vás navede, kam kliknout.

Dobré vědět: Whereby nyní zdarma nabízí videokonferenci pro 4 osoby, pro více osob jsou pak verze placené (9,99 až 59,99 dolarů za měsíc).

I když jste doma, jděte do práce a z práce

„Jé, ty máš home office, to je super, to můžeš dělat v pyžamu z postele.“ Ne, takhle to nepůjde. Tedy určitě ne v případě, že z domova pracujete delší dobu. Nejen že by vám dal za uši fyzioterapeut, ale také byste porušili jednu z hlavních zásad – oddělovat práci od osobního života. V posteli se relaxuje, čte, kouká na filmy, ale pro práci stvořená nebyla. Pro morálku je práce z postele většinou spolehlivý zabiják.

Práce v posteli není dobrá ani pro vaše záda, ani pro morálku

Ráno se tedy chovejte tak, jako byste šli normálně do kanclu. Převlékněte se (HO dress code je pohodlný), nasnídejte se a až pak sedněte k počítači. Pokud vám to situace dovoluje, udělejte si doma alespoň provizorní pracovní koutek. A jestli už musíte dělat třeba u jídelního stolu, sundejte z něj všechno, co by mohlo připomínat jídelnu. Teď je to prostě stůl pracovní.

Stejně důležité jako jít ráno „do práce“, je jít odpoledne „z práce“. Ve chvíli, kdy máte padla, počítač vypněte (já přes něj i házím deku). Nejlepší je jít se vyvětrat ven, tak jako byste se vydali na cestu domů, když to není možné, aspoň změňte pozici, zacvičte si, dejte si na balkoně kafe, lehněte si na gauč s knihou, zavolejte rodičům apod. Vynechat popracovní chvilku odpočinku je školácká chyba. Nejeden pracant (včetně mě) už v osm večer zkroucený u počítače zjistil, že vlastně zapomněl z práce odejít.

Pokud to situace dovolí, běžte se po pracovní době projít

Tip: O tom, jak by správné pracoviště mělo vypadat, jsme si povídali s fyzioterapeutem. Přidal i tipy na protahovací cviky, které se vám rozhodně budou hodit.

Nejčastější chyby při práci u počítače, které způsobují bolest zad a krku:

Neodbývejte se

Může to znít banálně, ale důležitou kapitolou práce z domova je také jídlo. Pokud na oběd nejdete do restaurace nebo si neobjednáváte dovoz, přemýšlejte o něm tak, jako když chodíte normálně do kanceláře. Tedy den předem. Buď si ho uvařte večer, abyste měli „krabičku“, nebo si alespoň promyslete, co budete jíst a kdy to začnete chystat. Jinak se vám může stát, že se zaberete do práce a ve tři odpoledne zjistíte, že jste vlastně hladoví. A být týden na chlebu s máslem taky není nic moc.

Připravte si oběd den předem nebo si alespoň naplánujte, co a kdy budete vařit

O tom, že by to měla být jídla rychlá a snadná na přípravu, nemusíme dlouho debatovat. Přidám jen osobní tip: Až začnete vařit, prostě vařte. Neodbíhejte pořád k PC. Velmi snadno se totiž stane, že se zase ponoříte do práce a probere vás až „vůně“ spáleného hrnce. Věřte, že voda na těstoviny se vyvaří, ani nevíte jak rychle. A když už odbíháte, použijte minutku, která vás do kuchyně vrátí. Protože „to je dobrý, za chvilku se tam skočím mrknout“ prostě často nevyjde.

Tip: Několik receptů na skvělá rychlá jídla najdete v článku o pestech nebo ajvarech.

Podívejte se na nabídku restaurací, do kterých si můžete skočit pro jídlo s sebou:

Pozornost věnujte i pitnému režimu, na který se také často zapomíná. Osvědčené je dát si na stůl litrový džbán s vodou, který vám potřebu pít bude připomínat, hračičkové si mohou stáhnout i některou z mnoha aplikací, např. Hydro Coach nebo Water Drink Reminder. Procházka do kuchyně pro pití navíc funguje i jako kýžené protažení těla.

Na pitný režim se při práci často zapomíná, mějte u sebe vždy sklenku s vodou

Home office je skvělý nástroj, a když ho správně uchopíte, dokážete díky němu zázraky. Tak s chutí do toho!