Prehľad základných činností pre hladký priebeh podujatia a registráciu zákazníkov.
Obsah
-
Rezervácia – požadovaná udalosť
Po zakúpení vašej ponuky zákazník na svojom voucheri uvidí, že musí splniť tzv. požadovanú akciu. Požadovanou akciou je napríklad podpísanie cestovnej zmluvy alebo uvedenie kontaktných údajov. Pri zadávaní ponuky na Slevomate túto požadovanú akciu vyplníte v sekcii: „Ako uplatniť poukaz“.
K čomu vám a nám povinná akcia pomôže:
- Voucher sa automaticky uplatní v správny okamih – v deň termínu zájazdu.
- Zákazník, vy aj my na Slevomate tak poznáme stav rezervácie.
- Zabraňujeme tak neželanému stornovaniu zájazdu, ak už bola podpísaná cestovná zmluva.
- Vouchery bez aktivovanej požadovanej akcie budú pred koncom platnosti voucheru skontrolované
Príklad: V prípade, že je poukaz vystavený na dobu určitú, je možné, že sa naň vzťahuje aj povinnosť uhradiť náklady na nákup.
Poukaz bude uplatnený v prvý deň zájazdu, t. j. 21. júna, na základe toho, že si zákazník vybral konkrétny termín a vyplnil svoje údaje v košíku na Slevomate.
Je veľmi dôležité odkontrolovať, či zákazník túto akciu splnil. Rezerváciu a požadovanú akciu môžete kontrolovať vo svojom rozhraní. Klient bez požadovanej akcie, ktorý zostane v deň termínu odchodu v rozhraní neoznačený, bude preverený a následne môže byť zrušený.
-
Overovanie poukazov bez požadovanej akcie – poukaz Ghost
Teraz zavádzame e‑mailové overovanie poukazov bez aktívnej požadovanej akcie. Cieľom je odhaliť „poukazy duchov“. Teda klientov, ktorí nedokončili rezerváciu termínu v cestovnej kancelárii, ale ich poukaz je v systéme uplatnený. Týchto klientov je inak potrebné v spolupráci s vami komplikovane refundovať.
Kontrola sa uskutoční maximálne 3-krát mesačne. V prípade, že zaevidujeme poukazy bez aktívnej „požadovanej akcie“ pred vyúčtovaním pôvodného termínu, zašleme vám upozornenie a opýtame sa na komunikáciu s klientom. Vzájomne si potvrdíme klientov, ktorých budeme uvoľňovať späť.
Keďže takýto „duchovný “ klient s vami nemal uzatvorenú zmluvu ani iný záznam, a teda neblokuje kapacitu, je možné mu poukaz vrátiť. V opačnom prípade by ste sa neoprávnene obohatili.
-
Rezervácia otvoreného darčekového poukazu
Pri niektorých podujatiach vám môže byť ponúknutý aj otvorený „darčekový poukaz“ s dlhou platnosťou, ale bez konkrétneho dátumu zájazdu. Rezerváciu termínu zadáte do rozhrania, keď vás klient kontaktuje, aby potvrdil voľný termín, ktorý využije. V predvolenom nastavení podpíšete s klientom zmluvu a poukaz zadáte do karty rezervácie vo svojom rozhraní.
-Zadajte kód voucheru do poľa „Overiť voucher“ a potom vytvorte rezerváciu.
-Po uložení rezervácie sa všetko automaticky premietne do prehľadu rezervácií, kam sa môžete kedykoľvek vrátiť a upraviť ju.
-
Teraz zavádzame zmeny dátumu v rámci prebiehajúcej udalosti a rovnakého ID.
Je potrebné, aby klient uplatnil poukaz vždy v aktuálny dátum zájazdu, na ktorý sa chystá. Preto ak viete o termíne, ktorý meníte z dôvodu nedostatku kapacity alebo zrušenia z iných dôvodov, a s klientom ste sa dohodli na novom termíne, pošlite túto zmenu svojmu obchodnému zástupcovi, manažérovi ponuky alebo prostredníctvom tohto formulára.
Systém vygeneruje nové číslo voucheru, ktoré bude priradené k novému dátumu.
V rozhraní uvidíte zmenu farebne označenú pôvodným číslom poukazu.
Zmeny je možné vykonať vždy len v rámci prebiehajúcej propagačnej akcie a len v rámci jednej ponuky. Preto nemôžeme presúvať poukazy do vašich ďalších zájazdov. Na tento účel musíte použiť kreditovanie.
O zmene termínu budeme zákazníka informovať a dostane e‑mail, v ktorom bude jasne uvedené číslo pôvodného a novo vygenerovaného poukazu. Zákazník tak bude mať všetko pohromade na jednom mieste.
-
Okrem zmeny termínu je možné využiť aj kreditovanie. To je určené pre klientov, ktorí nemôžu využiť zakúpený zájazd z rôznych obmedzujúcich dôvodov a chcú v budúcnosti využiť iný zájazd z ponuky.
Takýto poukaz sa neruší, ale dobíja. Tieto kredity majú platnosť jeden rok a viažu sa len na akcie vašej cestovnej kancelárie prebiehajúce na Slevomate. Klient si bude môcť vybrať ľubovoľný zájazd a termín z vašej ponuky, ktorý bude na Slevomate aktívny jeden rok od dátumu „pripísania“ poukazov.
Poukážky, ktoré majú byť pripísané, je potrebné zaslať vášmu obchodnému zástupcovi, manažérovi pre ponuky alebo prostredníctvom tohto formulára vždy pred pôvodným dátumom.
Výnimka v uvoľnení kreditov za celú ponuku Slevomatu môže nastať po potvrdení Vašou cestovnou kanceláriou.
-
Ak nastane situácia, že zájazd nemôžete z akéhokoľvek dôvodu absolvovať, musíte o tom klientov z vašej strany informovať.
Klientov môžete presunúť na iný termín v rámci akcie, ak ho máme aktívny na webovej stránke. Alebo je možné využiť kredit a zakúpiť si ho v budúcnosti.
Poslednou možnosťou je storno. Klientov, s ktorými ste sa nedohodli na inej možnosti, zrušíme. Poukazy na zrušenie je potrebné zaslať vášmu obchodnému zástupcovi, manažérovi obchodov alebo prostredníctvom tohto formulára vždy pred pôvodným termínom. V termíne, ktorý sa nerealizuje, môžu zostať len klienti, pre ktorých uplatníte Storno podľa VOP.
-
Ak máte s klientom podpísanú zmluvu a klient sa rozhodne zmluvu zrušiť, máte právo uplatniť storno poplatky podľa VOP, ktoré sú súčasťou vašej zmluvy s klientom.
To znamená, že voucher zostáva v rozhraní, uplatní sa v pôvodnom termíne a Slevomat vám zašle výnosy podľa našej vzájomnej dohody. Sumu zníženú o storno poplatky vrátite klientovi vy. Podľa zákona do 30 dní od podania storna. Vždy pred pôvodným dátumom zašlite poukaz, ktorý je predmetom storna podľa VOP, svojmu obchodnému zástupcovi alebo manažérovi obchodov. Túto skutočnosť je potrebné zaznamenať v prípade dotazov klientov na zákaznícku podporu.
-
Počas trvania akcie musíte sledovať sekciu Otázky a odpovedať na relevantné otázky, ktoré vám boli adresované. Na technické otázky, ako sú platby, poukazy a používateľské účty, vám odpovie zákaznícka podpora.
Je to jednoduché: na každú novú otázku vás upozorníme e‑mailom.
-
Často kladené otázky týkajúce sa fakturácie
1) Kedy je poukaz zahrnutý do vyúčtovania?
Celkový príjem (znížený o províziu a hodnotu nevyužitých poukazov) sa vypláca postupne podľa dátumu uplatnenia poukazu. Uplatnené poukážky sú zahrnuté do vyúčtovania 3-krát mesačne: 1., 10. a 20. deň v mesiaci.2) Kedy mi prídu peniaze?
Finančné prostriedky za uplatnené poukážky a zasielajú z nášho účtu 3-krát mesačne, a to 2., 11. a 21. deň v mesiaci. V prípade, že tento dátum pripadne na sviatok, posielame peniaze prvý nasledujúci pracovný deň.3) Čo s nevyužitými poukazmi?
100 % hodnoty nevyužitých poukážok putuje na účet Slevomatu.Faktúry
Slevomat.cz je len sprostredkovateľ, ktorý nemôže vystavovať faktúry pre koncových zákazníkov. Je potrebné, aby ste doklady vystavovali vy ako poskytovateľ služieb, s ktorým zákazník uzatvára kúpnu zmluvu.