Přehled základních činností k hladkému průběhu akce a odbavení zákazníka.
Obsah
-
Poté, co zákazník vaši nabídku zakoupí, na voucheru uvidí, že má splnit takzvanou „Požadovanou akci“. Požadovanou akcí je například podpis cestovní smlouvy nebo předání kontaktních údajů. Při zadávání nabídky na Slevomatu tuto požadovanou akci vyplňujete v sekci: „Jak uplatnit voucher“.
V čem vám i nám požadované akce pomáhají:
- Voucher se automaticky uplatní ve správný okamžik – v den termínu zájezdu.
- Zákazník, vy i my ve Slevomatu víme, v jakém stavu rezervace je.
- Zabraňujeme nechtěným stornům objednávek, pokud už je cestovní smlouva podepsána.
- Vouchery bez aktivované požadované akce budou před koncem platnosti voucheru prověřovány
Příklad: Zákazník koupil dne 11. 6. voucher na termín 21. 6. – 24. 6. Požadovanou akci (vyplnění online formuláře CK) musí zákazník splnit co nejdříve po nákupu, ideálně do 12. 6.
Voucher se uplatní první den zájezdu, tedy 21. 6., a to na základě toho, že si zákazník vybral konkrétní termín a vyplnil své údaje v košíku na Slevomatu.
Je velmi důležité, abyste odškrtávali, zda zákazník tuto akci splnil. Rezervace a požadované akce máte pod kontrolou ve svém Rozhraní. Klient bez požadované akce, který zůstane v rozhraní neoznačen v den termínu odjezdu, bude prověřen a následně může být stornován.
-
Ověřování voucherů bez požadované akce – Ghost voucher
Nově zavádíme emailové ověřování voucherů bez aktivní požadované akce. Cílem je odhalit „ghost vouchery“. Tedy klienty, kteří nedokončili rezervaci termínu u CK/ CA, ale jejich voucher se v systému uplatní. Tito klienti jinak musí být ve spolupráci s vámi komplikovaně refundováni.
Ke kontrole bude docházet maximálně 3× měsíčně. V případě, že před vyúčtováním původního termínu budeme evidovat vouchery bez aktivní „požadované akce“, zašleme vám k nim upozornění a budeme se dotazovat na komunikaci s klientem. Vzájemně si potvrdíme klienty, které budeme zpět uvolňovat.
Vzhledem k tomu, že takový „ghost“ klient s vámi neměl uzavřenou smlouvu, ani jinou evidenci a neblokuje tedy kapacitu, je možné mu voucher vrátit. V opačném případě by došlo k vašemu nezákonnému obohacení.
-
Rezervace otevřeného dárkového voucheru
U některých akcí můžete mít v nabídce také otevřený „dárkový voucher“ s dlouhou platností, ale bez konkrétního termínu zájezdu. Rezervaci na termín zadáváte do rozhraní tehdy, když vás klient kontaktuje a potvrdíte si volný termín, který využije. Standardně s klientem sepíšete smlouvu a voucher zadáte do záložky rezervace ve vašem rozhraní.
•Zadejte kód voucheru do pole „Ověřit voucher“ a následně vytvořte rezervaci.
•Po uložení rezervace se vám automaticky vše promítne v Přehledu rezervací, kde se k nim můžete kdykoli vrátit a upravovat je.
-
Nově zavádíme změnu termínu v rámci běžící akce a stejného ID.
Je třeba, aby se klientovi uplatnil voucher vždy v reálný termín zájezdu, který absolvuje. Pokud tedy víte o termínu, který přesouváte z důvodu nenaplnění kapacity, nebo zrušení termínu z jiných důvodu, a s klientem jste domluveni na novém termínu, zašlete tuto změnu k validaci vašemu obchodnímu zástupci, deals managerovi, nebo přes tento formulář.
Systém vygeneruje nové číslo voucheru, které se přiřadí na nový termín.
Změnu v rozhraní uvidíte barevně označenou i s původním číslem voucheru.
Provádět změny je možné vždy pouze v běžící akci a pouze v rámci jedné nabídky. Nemůžeme tedy přesouvat vouchery na jiné vaše zájezdy. K tomu je třeba využít kreditování.
O změně termínu budeme informovat zákazníka, který obdrží e‑mail, kde bude jasně vidět původní číslo voucheru i nově vygenerované. Takto bude mít zákazník vše pohromadě na jednom místě.
-
Kromě změny termínu je možné využít také kreditování. To je určené klientům, kteří nemohou svůj zakoupený zájezd využít z různých omezujících důvodů a chtějí v budoucnu využít jiný zájezd z nabídky.
Takový voucher není stornován, ale kreditován. Tyto kredity budou mít platnost jeden rok a budou vázány pouze na akce vaší CK/CA běžící na Slevomatu. Klient bude moci zvolit libovolný zájezd a termín z vaší nabídky, která bude na Slevomatu aktivní jeden rok ode dne, kdy byly vouchery „zkreditovány“.
Vouchery určené ke kreditování zašlete vašemu obchodnímu zástupci, deals managerovi, nebo přes tento formulář vždy před realizací původního termínu.
Výjimka v rozvolnění kreditů na celou nabídku Slevomatu může nastat po potvrzení vaší CK/CA.
-
Pokud dojde k situaci, že zájezd nemůžete realizovat z jakýchkoliv důvodů, je třeba o tom klienty informovat z vaší strany.
Klienty můžete převést do jiného termínu v akci, pokud ji máme na webu aktivní. Nebo je možné využít kreditování a nákup v budoucnu.
Poslední možností je storno. Klienty, se kterými jste se nedohodli na žádné jiné možnosti, stornujeme. Vouchery určené ke stornování zašlete vašemu obchodnímu zástupci, deals managerovi, nebo přes tento formulář vždy před realizací původního termínu. V termínu, který se nerealizuje, mohou zůstat pouze klienti u nichž uplatňujete Storno dle VOP.
-
Pokud máte s klientem podepsanou smlouvu a klient se sám rozhodne od ní odstoupit, máte právo uplatňovat Storno poplatky dle VOP, které jsou součástí vaší smlouvy s klientem.
Znamená to, že voucher zůstává v rozhraní, uplatní se v původním termínu a Slevomat vám zašle tržbu dle naší vzájemné smlouvy. Částku poníženou o storno poplatky vracíte klientovi vy. Dle zákona do 30 dnů od podání storna. Voucher, kterého se týká storno dle VOP, zasílejte vašemu obchodnímu zástupci nebo deals managerovi vždy před realizací původního termínu. Tuto skutečnost je třeba evidovat pro případ dotazů klientů na zákaznickou podporu.
-
Po celou dobu běhu akce je třeba, abyste sledovali sekci Dotazy a odpovídali na relevantní otázky směřované na vás. Na technické záležitosti, jako jsou platby, vouchery a uživatelské účty, odpoví naše zákaznická podpora.
Je to jednoduché: na každý nový dotaz vás upozorníme e‑mailem.
-
Nejčastější otázky k vyúčtování
1) Kdy je voucher zahrnut do vyúčtování?
Celková tržba (ponížena o provizi a hodnotu nevyužitých voucherů) je vyplácena postupně dle data uplatnění voucheru. Uplatněné vouchery jsou zahrnuty do vyúčtování 3× měsíčně: 1., 10. a 20. dne v měsíci.2) Kdy mi dorazí peníze?
Finance za uplatněné vouchery a odesíláme z našeho účtu 3× měsíčně a to 2., 11. a 21. dne v měsíci. V případě, že toto datum vychází na den pracovního volna, peníze odesíláme první následující pracovní den.3) Jak je to s nevyužitými vouchery?
100 % hodnoty nevyužitých voucherů připadá Slevomatu.Faktury
Slevomat.cz je pouze zprostředkovatelem, který nemůže vystavovat faktury pro koncové zákazníky. Je třeba, abyste doklady vystavovali vy, jako poskytovatel služby, se kterým zákazník uzavírá kupní smlouvu.