Termino manuál

Abyste se mohli přihlásit do Termina, je potřeba otevřít odkaz v e‑mailu, kde si nastavíte heslo. Tam vás provedeme celým nastavením. Kdybyste si s čímkoli nevěděli rady, zde najdete kompletní detailní manuál.

Další krok je nastavení pracoviště. To je prostor, kde probíhá služba (např. masážní lůžko, kadeřnická židle, sál na jógu atd.).

Následně je třeba nastavit zaměstnance. Uživatel, na jehož e‑mail se Termino prvně registrovalo, je již v seznamu zaměstnanců uveden. Tohoto zaměstnance není možné vymazat. Pro přidání nového zaměstnance klikněte na plus v modrém kroužku a vyplňte údaje.

Jméno zaměstnance: Zvolte, pod jakým jménem si zákazník může vybrat zaměstnance k vykonání dané služby.

Role: Zde můžete svým zaměstnancům přidělit roli. Na výběr je manažer, recepční, zaměstnanec, brigádník a bez přístupu. Každá role určuje, jaká má zaměstnanec v Terminu práva. V nastavení zaměstnance je k dispozici detailní agenda.

E‑mail: E‑mail slouží jako přihlašovací jméno zaměstnance a zároveň na něj budou chodit i upozornění k rezervacím.

Priorita: Zaměstnancům můžete přiřadit prioritu 1–5 pro případy, kdy si zákazník nevybere konkrétní osobu, která jej má obsloužit, ale zvolí možnost „Je mi to jedno“. Jedničku (1) nastavte pracovníkům, na které spoléháte nejvíce (většinou nejlepší zaměstnanci, kteří umí nejvíce služeb), těmto zaměstnancům bude služba přiřazována jako prvním. Pětka (5) je pak určená např. brigádníkům, u kterých nečekáte velký počet rezervací nebo je nechcete či nemůžete tolik vytěžovat. Systém bude takto vybírat nejprve volné zaměstnance s prioritou 1, pak 2 atd. až k prioritě 5. 

Služby zaměstnance: Vyberte všechny služby, které zaměstnanec vykonává. Pokud služby ještě nemáte nastavené, můžete je spárovat později nebo je přiřadit při nastavení služeb. Provázanost je vzájemná.

Poznámka: Prostor pro vaše interní poznámky.

Zasílání notifikací: Zde si můžete nastavit, jestli mají zaměstnanci chodit e‑mailové notifikace upozorňující na rezervace od zákazníků (zahrnuje nové rezervace, změny termínů i storna).

Pracovní doba zaměstnance: Doba, během které mohou přicházet rezervace na plachtu danému zaměstnanci, pokud má přiřazené služby. Můžete nastavit pravidelnou, nepravidelnou (krátký a dlouhý týden, nebo ranní a odpolední) či individuální (konkrétní termíny – ideální např. pro brigádníky).

Nastavte si služby, které budete zákazníkům nabízet. Pokud nabízíte více druhů služeb (masáže, kosmetická ošetření aj.), je vhodné je rozdělit do kategorií. V Terminu klikněte na Služby a následně na plus v modrém kroužku, kterým službu přidáte.

Kliknutím na Nová služba přejdete k nastavení služby. V tomto kroku je třeba vyplnit následující:

Název služby: Je potřeba zadat specifický název služby tak, aby se odlišovala od ostatních.

Skupinová služba: Je služba, kdy na jeden termín přijde více zákazníků (jóga, kurz vaření apod.). Po vytvoření skupinové služby už vytváříte jen skupinové události, a to kliknutím do plachty nebo přes Přidat událost, dále Skupinová událost a už jen vyberete službu a termín.

Vícedenní služba: Vícedenní služba je taková, která trvá přes půlnoc (např. zapůjčení lodi na víkend, tj. pátek 14:00 – neděle 12:00, noční privátní wellness od 22:00 do 2:00 atd.)

Délka: Zadejte přesný čas služby, resp. její maximální délku. Na tuto dobu bude zaměstnanec, který bude službu vykonávat, vyblokovaný.

Mezičas: Pauza mezi jednotlivými rezervacemi.

Kapacita: Počet osob, pro které je možné službu v daný čas vykonat.

Čas začátku služby: Toto nastavení vám dovoluje zcela libovolně určit, kdy má jaká služba v kolik hodin začínat a jaké časy si zákazník může vybrat. A to buď fixně, či variabilně v rámci otevírací doby dle délky služby nebo stanovených nástupních časů v rámci hodiny.

Původní cena: Ceníková cena včetně DPH. Pokud chcete službu prodávat výhodněji, uveďte nižší cenu v poli Prodejní cena.

Pracoviště: Uveďte všechna pracoviště, kde může být služba vykonávaná.

Kapacita zaměstnanců: Počet zaměstnanců, kteří budou službu vykonávat.

Kategorie: Služby je možné roztřídit do kategorií pro lepší přehlednost.

Popis: Přibližte zákazníkům více danou službu.

Poznámka: Poznámku zákazník nevidí, slouží pouze pro vaši potřebu.

Omezit prodejní dobu služby: Můžete nastavit, ve které dny či hodiny nechcete službu nabízet.

Zahrnout službu pro online rezervaci: Zvolte, pokud se má služba nabízet zákazníkům.

V menu si nastavte popis provozovny. Doporučujeme v pár větách představit váš podnik. Do popisu můžete stručně uvést i služby, které nabízíte. Díky tomu si váš podnik snáze vyhledají noví potenciální zákazníci na internetu. Pokud se vám v Terminu zobrazuje chybná adresa provozovny nebo otevírací doba, prosíme, obraťte se na svého obchodního zástupce.

Pokud již máte nastavení služeb, zaměstnanců a provozovny hotové, můžete přistoupit k poslednímu kroku: nastavení online rezervací a nastavení odkazu.

Nastavení online rezervací je třeba provést v menu. Dokud se vám v záhlaví Termina zobrazuje červený křížek, znamená to, že nastavení nemáte dokončené. V momentě, kdy uvidíte v záhlaví zelenou fajfku, znamená to, že jste nastavení úspěšně dokončili a váš odkaz pro rezervace je funkční.

Kliknutím na nastavení online rezervací se vám zobrazí přehled, ve kterém uvidíte, co už máte nastavené, a co je naopak potřeba dokončit. Toto nastavení se vztahuje pouze na rezervace vytvořené vašimi zákazníky přes váš odkaz. Objednávky ze Slevomatu mají své individuální nastavení a změnu můžete provést pouze přes svého obchodního zástupce nebo deals managera.

V této sekci nastavujete následující:

Časy prodeje: Zde si můžete nastavit období, ve kterém si zákazníci mohou vytvářet rezervace. Nejprve si zvolíte, kdy nejdříve se budou zobrazovat dostupné termíny. Nastavení je možné od 30 min. až po 7 dní. Pokud nastavíte např. 6 hod. a zákazník se podívá do vašeho rezervačního systému v 7:00, uvidí dostupné časy pro vybranou službu až od 13:00. Zároveň si zde nastavujete, jak dlouho dopředu zákazníci uvidí volné termíny. Nastavení je možné v rozmezí od 7 dní do 3 měsíců.

Služby pro online rezervace: Zde zaklikněte, které služby máte zájem zákazníkům nabízet pro online objednání.

Zaměstnanci pro online rezervace: Zde můžete nastavit, zda budou mít zákazníci možnost si vybrat zaměstnance, který bude službu provádět, nebo zda jim bude přiřazen automaticky dle vašeho nastavení.

Nyní se dostáváte k poslednímu kroku, a tím je vytvoření vašeho unikátního odkazu na Termino. Do volné kolonky je třeba vyplnit slovo/spojení, kterým bude váš odkaz tvořen. Doporučujeme zde uvést název vašeho podniku. Spojení by mělo být, pokud možno, co nejkratší. Pokud má váš podnik dlouhý název, je vhodné použít stručnou podobu.

Příklad: Estetické centrum Jany Novákové můžete zkrátit na „ecjana“, „ecjananovakova“, „jananovakova“, „ecnovakova“ apod. Pokud bychom zvolili hned první možnost „ecjana“, odkaz bude mít podobu „https://www.termino.eu/r/ecjana“. Doporučujeme si název promyslet, jelikož pozdější změna není možná.

Pokud máte název vyplněný, klikněte na Nastavit odkaz a následně na Aktivovat odkaz. Váš odkaz je okamžitě plně funkční – můžete si ho ihned otevřít v prohlížeči a uvidíte služby, které jste si nastavili. Doporučujeme si systém projít i z pohledu zákazníka, zda se vše zobrazuje dle vašich představ. Pokud je vše v pořádku, můžete si odkaz vložit na svůj web, Facebook, Instagram aj.

Takto máte Termino plně funkční a připravené na přijímání online rezervací.

Agenda: V menu nebo v pravém horním rohu máte k dispozici agendu, kde máte přehled všech událostí (rezervací, blokací, dovolené či skupinových událostí). Můžete si zobrazit den, 3 dny, týden nebo 2 týdny. Seznam je možné vyexportovat do pdf.

SMS: Ke každé online rezervaci posíláme zákazníkovi e‑mailovou notifikaci o nové rezervaci, změně či stornu. Můžete využívat i SMS notifikace, a to jak pro zákazníky, tak pro sebe. SMS balíčky jsou zpoplatněny a jejich přehled a možnost využití naleznete v menu.

Statistiky: V menu máte přehled o rezervacích a tržbách, a to o vlastních, ze Slevomatu i z online rezervací (tj. z Termina). Můžete sledovat statistiky po určitých obdobích včetně změn termínů i storen.