Zboží: jak zpracovávat objednávky

Obsah

1. Základní principy
2. Jak zadávat akce
3. Vyúčtování
4. Objednávky zboží
5. Jak pracovat s objednávkami
6. Export (nejen) pro dopravce
7. Storna
8. Časté otázky
9. Další informace

Základní principy

Sekce Zboží na Slevomatu funguje odlišně oproti lokálním službám a cestování.

• Způsob objednání. Zákazníci objednávají zboží v košíku na Slevomat.cz. V košíku vyberou i způsob doručení a vyplní adresu. To přináší vyšší komfort nákupu pro zákazníka a tudíž i vyšší prodeje v této sekci. Zákazníci tak neuplatňují žádné vouchery.
• Platba. Zákazník platí za zboží i dopravu na účet Slevomatu, který si od nás pronajímáte. Platbu vám po odečtení provize a po uplynutí 19 dní od potvrzení převzetí zákazníkem pošleme na váš účet. Z platby za poštovné si nepočítáme provizi. Více o vyúčtování objednávek.
• Zadávání akcí a způsoby dopravy. Akce vystavujete sami a zadáváte i jednotlivé možnosti dopravy podle toho s jakými dopravními společnostmi spolupracujete (u osobního odběru je možné zvolit vlastní výdejnu, Zásilkovnu, WE|DO ULOŽENKU, PPL ParcelShop, DPD Pickup, Českou poštu – služba Balík Na poštu nebo Balíkovna). Uvádíte zde také předpokládanou dobu pro jednotlivá dodání. Zákazníkům zobrazujeme předpokládané datum dodání zboží na základě vámi zadaných lhůt pro doručení. Z tohoto důvodu je nutné tyto lhůty uvádět přesně.
• Informace o objednávkách. V partnerském rozhraní zobrazujeme kompletní informace včetně adresy dodání k jednotlivým objednávkám. Odpadá tedy složitá komunikace přes e‑mail.
• Storna. V partnerském rozhraní máte po dobu zákonné lhůty pro odstoupení od smlouvy možnost objednávku na přání zákazníka vystornovat. Celá částka bude vrácena zákazníkovi a vy z takové objednávky neplatíte provizi.
• API. Umožňujeme propojení rozhraní Slevomatu a vašeho systému pomocí API.

Nahoru ▲

Jak zadávat akce

Nahoru ▲

Vyúčtování

• Aby objednávka byla zařazena do vyúčtování, musí být přepnuta do stavu Převzato a potvrzeno zákazníkem. Proto je velmi důležité každou objednávku převést do stavu Doručeno. Nestačí nastavit „Odesláno“ nebo „Připraveno k vyzvednutí“.
• Objednávky jsou zahrnuty do pravidelného vyúčtování 19 dní poté, co byly zákazníkem označeny jako převzaté. Lhůta 19 dní zahrnuje dobu 14 dní, kdy zákazník může odstoupit od smlouvy a vrátit zboží, a 5denní rezervu.
• Peníze účetně přijímáte už v okamžiku, kdy je objednávka zaplacena. Peníze máte uloženy na našem bankovním účtu. V rámci propachtu (pronájmu) obchodní platformy si totiž pronajímáte i náš bankovní účet, finance jsou však od počátku vaše. Ve vašem rozhraní jsou k dispozici ke stažení přehledy těchto plateb, a to pro účel vystavování daňových dokladů zákazníkům. Ke stažení stačí rozkliknout danou akci, kliknout na tlačítko PŘEHLED PLATEB a poté STÁHNOUT PŘEHLED PLATEB DO EXCELU. Více o tom, jak vést účetnictví u objednávek.
• Peníze vám pak přeposíláme přímo na váš účet třikrát za měsíc, a to 2., 11. a 21. dne v měsíci. Pokud toto datum připadá na den pracovního klidu, pošleme vám peníze následující pracovní den.

• Příklad 1: Zákazník označí zboží jako převzaté 9. 11., do vyúčtování bude objednávka zahrnuta dne 28. 11. Dne 28. 11. totiž uplynulo 14 dní pro odstoupení od smlouvy a 5denní rezerva. Dne 2. 12. vám odešleme peníze.
• Příklad 2: Zákazník označí zboží jako převzaté 20. 11., do vyúčtování se objednávka zahrne 9. 12. Peníze tak odešleme 11. 12.

• Vyúčtování a fakturu od nás najdete v části Vyúčtování v rozhraní. V rozhraní najdete veškeré náležitosti k akci.
• V sekci „Objednávky zboží“, po kliknutí na tlačítko „Další filtry“, naleznete filtr „Měsíc a den vyúčtování.“ Tento filtr vám umožňuje zjistit do kterého vyúčtování byly nebo budou dané objednávky zahrnuty.

Nahoru ▲

Objednávky zboží

Objednávky spravujete přímo ve svém rozhraní. V menu v horní části stránky rozhraní najdete položku „Objednávky zboží“.

Nahoru ▲

Jak pracovat s objednávkami

• Co byste dále ke zpracování objednávek měli vědět:
  • U objednávek s dodáním přes spediční firmu a u osobního odběru na vaší provozovně zákazníka informujeme o všech změnách stavů. U osobního odběru u třetí strany (Zásilkovna, Česká pošta, WE|DO ULOŽENKA apod.) je to stejné, neposíláme však zprávu, že jsou objednávky připraveny k vyzvednutí. Výzvu k odběru totiž posílá přímo daná firma.

Na váš kontaktní e‑mail posíláme denní souhrn objednávek. Tento e‑mail vás informuje mimojiné o:

• počtu nových objednávek,
• počtu objednávek zbývajících odeslat k zákazníkovi,
• počtu zpožděných objednávek.

Případně lze využít napojení skrze API, které dokáže zajistit oboustranný přenos informací o vytvořených objednávkách mezi systémem Slevomatu a vaší systémem. Více informací najdete případně ZDE.

Nahoru ▲

Export (nejen) pro dopravce

Objednávky si můžete z Rozhraní i exportovat. Využít můžete export Objednávka/řádek, kerý může posloužit k kompletnímu přenosu dat k daným objednávkám do vašeho systému, kde s nimi můžete dále pracovat. V tomto módu se odesílají objednávky i přes propojení skrze API. U tohoto typu máte možnost výběru formátu výsledného souboru s exportem. Konkrétně su můžete vybrat mezi csv nebo formátem Excelu.

Dále můžete využít exportů objednávek ve formátu určeném pro jednotlivé dopravce jako Zásilkovna, Českou pošta, DPD, PPL či Olza Logistic. Tyto exporty se vždy snažíme připravit tak, aby nebyl problém s jejich následným vložením do systému dopravce. Je ale možné, že v průběhu času dopravci udělají ve svém systému různé změny či úpravy, které mohou ovlivnit úspěšné vložení exportu do jejich systému. V takových případech se na nás neváhejte obrátit, my celou situaci prověříme a případně daný export upravíme.

Nahoru ▲

Kdy je možné objednávku stornovat

• Objednávku můžete stornovat vždy na detailu dané objednávky. Zákazníkovi se v takovém případě vrátí peníze. Objednávku můžete stornovat v těchto případech.

Objednávku v rozhraní vidíte jako přijatou nebo si již vyřizuje. Zákazník vás však kontaktuje, že si svůj záměr rozmyslel (odstupuje od smlouvy). Zákazník odmítne zboží převzít a to se vrátí zpět k vám. Poté, co přijmete zboží zpět, objednávku stornujte. Dojde k poškození nebo jinému problému při přepravě. Zboží se vám vrátí. Pokud není možné zaslat nový kus nebo zákazník uvede, že již zboží nechce (odstupuje od smlouvy), objednávku stornujte. Zákazník vrátí zboží ve lhůtě do 14 dní od převzetí (odstupuje od smlouvy). Objednávku stornujte poté, co přijmete zboží zpět. V případě, že zákazník zboží reklamuje a ještě neuplynula lhůta pro storno dané objednávky. Objednávku stornujte poté, co přijmete zboží zpět. Pokud už objednávku nelze stornovat, tlačítko pro storno se u objednávky vůbec neobjeví. V takovém případě je třeba kontaktovat zákazníka, zjistit číslo jeho bankovního účtu a vrátit peníze přímo z vaší strany. Jak je to s poštovným při stornu? V případě, že stornujete celou objednávku, zákazníkovi se vrátí kromě částky za zboží i částka za poštovné. V případě, že stornujete část objednávky, zákazníkovi se poštovné nevrátí.

Pokud objednávku nezpracujete po dobu 3 měsíců, bude objednávka automaticky stornována. Na stornování objednávky vás upozorníme e‑mailem.

Nahoru ▲

Časté otázky

• Kdo vystavuje faktury? Faktury za zboží vystavujete přímo vy, a to na celou hodnotu objednávky, včetně provize a včetně poštovného. Uvádíte tedy cenu, kterou zákazník uhradil.
• Je možné uvést dopravu v ceně produktu? Cena dopravy se uvádí vždy zvlášť. V případě, že poskytujete dopravu zdarma, uveďte při zadání akce u ceny dané dopravy „0 Kč“.
• Co dělat v případě, že nastane zpoždění? Napište nám prosím na partneri@slevomat.cz a připojte odkaz na předmětné objednávky.
• Jak je to s dopravou? U dopravy si provizi neúčtujeme, celá částka za dopravné směřuje k vám. V rozhraní najdete přehled částek za dopravné (či poštovné). Přehled plateb po měsících najdete v horní části stránky

Platby jsou seskupeny podle dne a typu dopravy. Seznam plateb můžete exportovat do CSV.

U každého řádku je zobrazena zaplacená a stornovaná částka. Pokud dojde ke stornování objednávky v jiný den, než byla zaplacena, bude se její řádek v přehledu opakovat s datem stornování.

Příklad:

Den	Doprava	Zaplaceno	Stornováno
13. 1.	ČP	89 Kč	0 Kč
14. 1.	ČP	0 Kč	89 Kč

Nahoru ▲

Další informace

• Fotoprodukty, produkty na zakázku a u nabídky s plošnou slevou na celý sortiment využívají klasický systém s nákupem voucherů, tudíž zákazníci nakupují vouchery, jejichž kódy následně uplatní u vás.

• V případě, že je objednávka delší dobu v jednom ze stavů předcházejících „Převzato a potvrzeno zákazníkem“ a zároveň už uplynula delší dobu od předpokládaného data dodání, objednávky stornujeme automaticky. Na tyto objednávky, které již měly být doručeny, vás upozorňujeme v denním e‑mailovém přehledu. Navíc zde chodí dvě speciální emailová upozornění, že je třeba tyto objednávky prověřit, jinak budou stornovány. Věnujte jim tedy prosím pozornost.

Nahoru ▲